Administrative kontrolsystemer til kontrol, målsætninger, fordele, eksempler



den administrativ kontrol Det er defineret som den proces, hvormed ledere har indflydelse på andre medlemmer af organisationen for at implementere strategier. Den udføres på baggrund af de informationer, som lederne modtager.

Det handler om koordinering, ressourceallokering, motivation og præstationsmåling. Udøvelsen af ​​ledelseskontrol og design af styringssystemer er baseret på en række akademiske discipliner.

Administrativ kontrol indebærer en omfattende måling. Derfor er det relateret og kræver bidrag fra regnskab, især ledelsesregnskab. For det andet involverer det ressourceallokeringsbeslutninger. Derfor er det relateret og kræver bidrag fra økonomien, især fra ledelsesøkonomien.

For det tredje indebærer det kommunikations- og arbejdsmotivation. Det betyder, at det er relateret og kræver bidrag fra socialpsykologi, især organisatorisk adfærd.

Dårlig kontrol inden for et selskab udgør betydelige trusler, såsom ineffektiv ressourceforbrug, forarbejdningsfejl, reduceret rentabilitet, manglende overholdelse af lovgivningen og tyveri eller misbrug af aktiver fra medarbejdere..

indeks

  • 1 Planlægning og kontrol
  • 2 Administrative kontrolsystemer
    • 2.1 Forretningsværktøj
    • 2.2 Komponenter
    • 2.3 Vanskeligheder
  • 3 mål
    • 3.1 Fejldetektion
    • 3.2 Bevis for, at alt fungerer korrekt
    • 3.3 Gør det nødvendigt
    • 3.4 Kommuniker og motiver medarbejdere
    • 3.5 Gennemføre forebyggende foranstaltninger
  • 4 fordele
    • 4.1 Støtte til decentralisering
    • 4.2 Hjælp til koordinering
    • 4.3 Forenkle tilsynet
    • 4.4 Øg motivationen
  • 5 ulemper
    • 5.1 Vanskeligheder med at fastlægge kvantitative standarder
    • 5.2 Der er ingen kontrol over eksterne faktorer
    • 5.3 Modstand af medarbejdere
    • 5.4 Kostbar forretning
  • 6 Betydning
    • 6.1 Verifikation af politikker
    • 6.2 Ledelsesansvar
    • 6.3 Motivator
    • 6.4 Effektivitet
  • 7 Eksempler
    • 7.1 Kontrol af krav
    • 7.2 Finansielle kontroller
    • 7.3 Ydelse kontrol
    • 7.4 Tilsyn
    • 7.5 Skift kontrol
    • 7.6 Sikkerhedskontrol
    • 7.7 Overensstemmelseskontrol
    • 7.8 Benchmarking
    • 7.9 Kontinuerlig forbedring
    • 7.10 Kvalitetskontrol
    • 7.11 Kvalitetsgaranti
    • 7.12 Automatisering
    • 7.13 Datakontrol
    • 7.14 Lagerstyring
    • 7.15 Asset control
  • 8 referencer

Planlægning og kontrol

Der er en tæt forbindelse mellem planlægning og kontrol. Planlægning er en proces, hvormed målene for en organisation og metoderne til at nå målene etableres. Kontrol er en proces, der måler og styrer den faktiske ydeevne mod organisationens planlagte mål.

Når strategierne er etableret og planerne er lavet, er ledelsens hovedopgave at træffe foranstaltninger for at sikre, at disse planer udføres eller, hvis betingelserne kræver, at planerne ændres..

Administrativ kontrol er en af ​​ledelsesfunktionerne, som planlægning, organisation, tilsyn og ledelse.

Det er en vigtig funktion, fordi det hjælper med at verificere fejlene og træffe de korrigerende foranstaltninger for at minimere standardernes afvigelser og opnå de etablerede mål for organisationen på den ønskede måde.

Administrativ kontrol kan defineres som funktionen af ​​systemet, der justerer operationerne som nødvendigt for at opnå planen, eller for at holde variationer i systemmål inden for de tilladte grænser.

Administrative kontrolsystemer

De er systemer, der indsamler og bruger information til at evaluere udførelsen af ​​forskellige forretningsmæssige ressourcer, som f.eks. Menneskelige, fysiske, økonomiske og organisationen generelt som et resultat af de forvaltningsstrategier, der forfølges.

Derfor er de sæt af formelle procedurer, der er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Ledere bruger det til at opretholde eller ændre standarder i organisationens aktiviteter.

At være en integreret del af hele virksomhedens kontrolsystem er at sikre en fuldstændig og rettidig implementering af ledelsesplaner og -politikker.

De kan variere fra, hvordan forsyninger bliver bedt om, hvordan aktiver er planlagt til at blive brugt, tildelinger er tildelt eller lagerbeholdning administreres.

Et administrativt kontrolsystem er den måde, hvorpå ledere kan dokumentere deres organisatoriske strategier eller politikker. Ligeledes er det en måde at evaluere udførelsen af ​​interne virksomhedsprocesser på, sammenligne dem med de angivne mål og politikker.

Business værktøj

Det administrative kontrolsystem er et forretningsværktøj, der kan give en indikation af, hvor godt en organisation udfører i overensstemmelse med sine mål.

Administrative kontroller er dog kun et af de værktøjer, som ledere bruger til at gennemføre de ønskede strategier.

Strategierne gennemføres ikke kun gennem de administrative kontroller, men også med organisationsstrukturen, forvaltningen af ​​menneskelige ressourcer og den organisatoriske kultur.

komponenter

Det administrative kontrolsystem er et redskab til at hjælpe ledelsen til at lede en organisation mod sine strategiske mål og dens konkurrencemæssige fordel. Det forstås generelt, at det har tre komponenter:

- Etablering af standarder.

- Måling af faktiske præstationer mod disse standarder.

- Der træffes korrigerende foranstaltninger mod afvigelser fra regler og planer.

vanskeligheder

Der er to fælles vanskeligheder, der omgiver de administrative kontrolsystemer i virksomheder.

- At kunne genkende områder, hvor der er behov for mere kontrol.

- Kunne genkende, når eksisterende kontrolelementer er ineffektive eller defekte.

målsætninger

Formålet med administrativ kontrol henviser til pålideligheden af ​​finansiel information, rettidig feedback om opnåelse af operationelle eller strategiske mål og overholdelse af love og regler..

Fejlfinding

En uregelmæssighed i selskabets administration kan true gennemførelsen af ​​virksomhedens generelle mål, hvilket gør det muligt at miste jorden foran konkurrencen, og indtil det kompromitterer sin egen overlevelse.

Derfor bliver det vigtigt at opdage abnormiteter hurtigt. På samme måde kan du identificere forskellige kredsløb og områder, der, selvom de ikke er påvirket af uregelmæssigheder eller alvorlige fejl, kunne optimeres for virksomhedens generelle velfærd.

Bevis for, at alt fungerer korrekt

Den administrative kontrol kontrollerer, at alt fungerer godt, og at både de foreslåede mål og de niveauer, der er fastsat på administrativt plan med hensyn til overskud, salg, sikkerhed mv., Opfyldes uden væsentlige ændringer.

På den måde bliver virksomheden mere sikker, dens standarder og operative beslutningsprocesser bliver mere solide.

Handle når det er nødvendigt

Det er ikke særlig nyttigt at opdage en situation, hvis der ikke træffes specifikke foranstaltninger for at omdirigere en negativ omstændighed takket være de detaljerede og konkrete oplysninger fra den administrative kontrol.

Kommuniker og motivere arbejdere

Den præcise viden om virksomhedens tilstand, herunder fejl, problemer og korrekt håndterede aspekter, fremmer en bedre kommunikation med arbejderne, motiverer dem til at sikre, at de nødvendige aspekter forbedres, eller at den korrekte linje følges.

Gennemføre forebyggende foranstaltninger

Den for tidlige diagnose af specifikke problemer, der opdages ved administrativ kontrol, gør korrigerende handlinger unødvendige, da de erstattes af kun forebyggende handlinger.

fordel

Den største fordel ved administrativ kontrol er, at den skaber en cyklus af retning og kontrol for virksomhedsledelse. Beslutningstagning er strømlinet med færre involverede personer.

Det hjælper ledere med at måle reel ydeevne og som vejledning i opnåelse af mål.

Hjælp med decentralisering

Den moderne tendens i erhvervsorganisationer er i retning af decentralisering, hvilket kræver et kontrolsystem.

I decentralisering er beslutningstagningsmyndigheden spredt i hele organisationen.

Ledelsen skal holde kontrol i deres hænder for at vide, om autoriteten anvendes korrekt. Uden tilstrækkelig administrativ kontrol kan decentralisering ikke lykkes.

Hjælp med koordinering

Størrelsen af ​​moderne virksomheder er stigende. En stor del af kapitalen og et stort antal mennesker er ansat i dem.

Dette skaber problemet med korrekt kontrol, da der er mange divisioner, som producerer og distribuerer forskellige produkter. For at koordinere deres aktiviteter er der brug for et kontrolsystem.

Forenkle tilsynet

Forenkler overvågningen ved at signalere betydelige afvigelser. Holder medarbejderne under kontrol.

Et godt kontrolsystem opdager svage punkter meget hurtigt. Dette hjælper med at udvide omfanget af kontrol på alle niveauer.

Øg motivation

Kontrolteknikker skaber en atmosfære af orden og disciplin i organisationen, finder afvigelserne og identificerer de faktorer, der er ansvarlige for dem.

Dette øger medarbejdernes motivation, fordi de kender det arbejde, som de betragtes som ansvarlige for.

ulemper

En ulempe ved administrativ kontrol er, at den kan modvirke kreativitet og innovation ved at gøre en virksomhed mere standardiseret og mindre fleksibel.

Ofte er organisationer med streng administrativ kontrol mindre i stand til at tilpasse sig ændringer i markedet, deres industri eller det juridiske miljø, idet de har begrænset omfang af mulige ideer og planer

Vanskeligheder med at fastlægge kvantitative standarder

Administrativ kontrol mister sin effektivitet, når præstationsstandarden ikke kan defineres kvantitativt.

Det er meget vanskeligt at fastlægge en kvantitativ standard for menneskelig adfærd, niveauet for effektivitet, jobtilfredshed, medarbejder motivation mv. I sådanne tilfælde afhænger prøven af ​​lederens skøn.

Der er ingen kontrol over eksterne faktorer

Et selskab kan ikke styre eksterne faktorer, som f.eks. Regeringspolitik, teknologiske ændringer, modeændringer, ændringer i konkurrencepolitikken mv..

Modstand af medarbejdere

Grassroots medarbejdere kan føle sig afskediget og utilfredse, fordi de ikke har lov til at præsentere deres ideer. Medarbejderne føler, at kontrol mindsker deres handlefrihed. Dette kan medføre en stærk omsætning af personale.

Medarbejdere modstår ofte kontrol. Som følge heraf reduceres effektiviteten af ​​den

Dyre forretning

For at installere et administrativt kontrolsystem skal organisationer bruge meget tid og penge.

Fordelene skal være mere end de involverede omkostninger, så kun kontrollen vil være effektiv, ellers vil det føre til ineffektivitet.

betydning

Uden administrativ kontrol er ledelsesprocessen ufuldstændig. I virksomheder opstår behovet for kontrol på grund af flere faktorer:

- Det er svært at etablere fuldt nøjagtige præstationsstandarder i store organisationer. På den anden side behøver en leder alle former for rettidig information, som ikke altid er tilgængelig. Kontrol er påkrævet for at vurdere nøjagtigheden af ​​standarder.

- Medarbejderne får mange penge og værdifulde ressourcer. Men i mangel af kontrol kan medarbejderne give fristelser. Et effektivt kontrolsystem hjælper med at minimere uærlig adfærd hos medarbejderne.

- I mangel af kontrol kan medarbejderne slappe af i deres indsats, og deres præstation kan falde under normal.

Gennem kontrol sikres det, at ressourcerne i en organisation opnås og effektivt bruges til at nå de ønskede mål. Administrativ kontrol giver følgende fordele:

Verifikation af politikker

Det gør det muligt for ledelsen at kontrollere kvaliteten af ​​de forskellige planer. Derfor kan det afsløre, hvilke planer der skal redesignes eller hvilke mål der skal ændres.

Ændringer i miljøet kan gøre de oprindelige planer ikke levedygtige eller mangelfulde. Kontrol hjælper med at gennemgå og opdatere planerne.

Ledelsesansvar

Selv når en leder tildeler nogle aktiviteter og delegerer autoritet til sine underordnede, er han fortsat ansvarlig for den endelige præstation.

Derfor skal en leder kontrollere sine underordnede resultater for at sikre, at de bruger den delegerede myndighed på den ønskede måde.

Administrativ kontrol giver ledere mulighed for at opfylde deres ansvar og samtidig delegere myndighed.

motivator

Inspirer medarbejderne til at arbejde hårdt og tilbyde bedre præstation. Når de ved, at deres præstationer bliver værdsat, og deres belønninger er knyttet til den evaluering, vil de forsøge at bidrage deres bedste indsats.

effektivitet

Kontrol bidrager til effektiviteten af ​​operationerne ved at fokusere på opnåelse af mål. Derfor giver det ledere mulighed for at opdage og rette fejl, inden de bliver seriøse, hvilket hjælper med at minimere affald og tab.

eksempler

En administrativ kontrol er enhver proces, praksis, politik, værktøj, måling eller system, der er implementeret for at give ledelsen mulighed for at lede ressourcerne i en organisation. Følgende er illustrative eksempler:

Krav kontrol

Formelt dokumentere planerne som krav og håndtere ændringen af ​​disse planer.

Finansiel kontrol

Finansielle kontroller som praksis for udvikling, overvågning og regnskabsføring af et budget.

Ydelse kontrol

Processen om at nå til enighed om et sæt mål med medarbejderne og evaluere præstationen i forhold til disse mål.

tilsyn

Overvågning af medarbejdernes ydeevne for at forbedre produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten af ​​arbejdet.

Skift kontrol

Processen med at sende, evaluere, godkende, prioritere, implementere, kommunikere og gennemgå ændringer i en organisation.

Sikkerhedskontrol

Gennemfør sikkerhedsforanstaltninger og modforanstaltninger for at undgå risici for mennesker, ejendom og information.

Overensstemmelseskontrol

Implementering af processer, procedurer, systemer, kontroller, målinger og rapporter for at overholde love, regler, regler og interne politikker.

benchmarking

Det er den kontinuerlige proces med en sammenlignende evaluering af virksomhedens resultater mod industri, konkurrence eller nuværende bedste praksis.

Kontinuerlig forbedring

Det er den gentagne proces at tage målinger af ting, forbedre dem og måle dem igen.

Kvalitetskontrol

Sørg for, at udgangene er i overensstemmelse med specifikationerne. For eksempel implementere en proces til at teste produkterne i en produktionslinje.

Kvalitetsgaranti

Det er processen med at forhindre fremtidige kvalitetsfejl. Eksempelvis praksis med at undersøge grunden til alle kvalitetsfejl for at identificere forbedringer.

automatisering

Forbedrer produktivitet, effektivitet og kvalitet ved at erstatte arbejde med automatisering.

Datakontrol

Kontrol af data på områder som datakvalitet, datacentre, sikkerhed, integration og overholdelse.

Lagerstyring

Reguler og redegør lagerbeholdning for at undgå mangel eller overskydende forsyning.

Asset control

Kontrol af aktiver såsom faciliteter, infrastruktur, maskiner, software og intellektuel ejendomsret.

For eksempel implementerer et aktiv regnskabssystem en passende adskillelse af bekymring over aktiver.

referencer

  1. All Business (2019). Hvad er et administrativt kontrolsystem, og hvorfor er de så vigtige? Hentet fra: allbusinessadmin.com.au.
  2. Wikipedia, den frie encyklopædi (2019). Management kontrol system. Hentet fra: en.wikipedia.org.
  3. Wikipedia, den frie encyklopædi (2019). Kontrol (ledelse). Hentet fra: en.wikipedia.org.
  4. Kenneth A. Merchant (1982). Styringsfunktionen i ledelsen. MIT Sloan. Taget fra: sloanreview.mit.edu.
  5. Business Dictionary (2019). Ledelseskontrol. Taget fra: businessdictionary.com.
  6. John Spacey (2015). 21 Eksempler på Management Control. Hentet fra: simplicable.com.
  7. MBA Knowledge Base (2019). Betydningen af ​​ledelseskontrol i en organisation. Modtaget fra: mbaknol.com.
  8. Smriti Chand (2019). 7 Fordele ved ledelseskontrol for en organisation. Din artikelbibliotek. Taget fra: yourarticlelibrary.com.
  9. Samiksha S (2019). Betydningen og begrænsningerne af kontrollen. Din artikelbibliotek. Taget fra: yourarticlelibrary.com.