Proceshåndbog for et firma Hvad det tjener, hvordan man forbereder det

den procedurer manual af et selskab Det er et skriftligt dokument, der lister trin for trin vejledning om, hvordan man udfører en jobopgave eller hvordan man skal håndtere en bestemt situation, når den opstår på arbejdspladsen. Indeholder virksomhedens bedste praksis og beskrivelserne af de vigtigste forretningsprocesser.

Denne vejledning indeholder også metoder og standarder for, hvordan arbejdet forventes udført. Oprettelsen af ​​procedurhåndbogen giver mulighed for at kanalisere virksomheden mod vækst, forenkle træningen og lette dets evne til at skalere.

Denne vejledning kan være et tre-ring bindemiddel, en mappe på et delt delt drev eller en automatiseret version offentliggjort online ved hjælp af en software af administration af procedurer. Alle skal forstå, hvad procedurhåndbogen er lavet af, og hvor den kan findes, når nogen har brug for det.

Ved at skrive en procedurhåndbog kræves det klart, at de trin, der er involveret i en bestemt proces. Efterhånden som virksomheden vokser, vil der være behov for nye procedurer. Proceduren håndbog kan også betragtes som et bibliotek af procedurer.

Håndbogen indeholder eksempler på procedurer, der kan bruges som model for nye driftsprocedurer. Alle medarbejdere i organisationen skal uddannes i virksomhedens politikker og procedurer; De bør altid have øjeblikkelig adgang til en procedurehåndbog.

indeks

• 1 Hvad bruges det til??
• 2 Sådan gøres det?
  • 2.1 Definer de centrale processer
  • 2.2 Skriv en introduktion
  • 2.3 Opret et rutediagram for hver proces
  • 2.4 Lever proceduren til en anden person for at læse den
  • 2.5 Opret tjeklister og formularer
  • 2.6 Integrer den i en procedurhåndbog
• 3 eksempler
• 4 referencer

Hvad er det for??

Ved brug af en velskrevet procedurehåndbog kan en virksomhed mere effektivt lette uddannelsen af ​​nye medarbejdere.

Udover træning giver en procedurehåndbog nuværende medlemmer en ressource til at lære de mindst anvendte procedurer, idet de sikrer, at de udføres med den korrekte formalitet, vedligeholdelse af kvalitetskontrol.

Medarbejdere skal forstå, hvad der forventes af dem. Tilsynsmyndigheder har brug for en procedurhåndbog til at styre forretningsprocesser. Ved at dokumentere standarderne er det vigtigt at give vækst, kvalitet og kundetilfredshed.

Gennem politikker og procedurer, der påvirker et funktionelt område, er frontlinearbejdere beføjet til at træffe effektive og tidsbesparende beslutninger.

En effektiv procedurhåndbog giver passende metoder til interdepartmental kommunikation, gør det muligt for medarbejderne at arbejde sammen for at løse de daglige forretningsproblemer uden at kræve unødvendig tilsynsmæssig inddragelse.

Formålet med procedurhåndbogen skal være at organisere forskellige indhold for at afspejle både måder og midler til kommunikation af virksomheden, udføre tjenesten eller fremstille produktet til den laveste pris og på kortest mulig tid.

Har den ekstra fordel at opretholde jobtilfredshed og høj medarbejder motivation.

Hvordan gør man det?

Inden du udarbejder en procedurehåndbog, er det vigtigt at forstå forskellen mellem politik, central proces og procedure.

- Politikken er sæt af grundlæggende principper og tilhørende retningslinjer formuleret og anvendt af ledelsen af ​​en organisation, for at rette og begrænse sine handlinger i forfølgelsen af ​​langsigtede mål.

- Grundlæggende proces er sekvensen af ​​indbyrdes afhængige og sammenknyttede procedurer, der i hvert trin forbruger en eller flere ressourcer (medarbejder tid, energi, maskiner, penge) for at konvertere input til produkter. Disse resultater tjener som input til den næste fase, indtil et kendt mål eller endelige resultat er nået.

- Fremgangsmåden er en sekvens af aktiviteter eller et fast handlingsforløb, defineret af trin (indeholdende klart definerede start- og slutpunkter), der skal udføres i samme rækkefølge for korrekt angivelse af en opgave.

Definer de centrale processer

Alle de centrale processer, som virksomheden har, skal overvejes. Det begynder ved at definere, hvilke processer der skal afgrænses og kortlægges i procedurhåndbogen, og oprette et resumé af alle de procedurer, der skal medtages..

Selvom det er muligt, at hver proces ikke er placeret, er det vigtigt at etablere de mest grundlæggende og vigtige. For eksempel kan en restaurant definere de centrale processer om, hvordan en bestemt skål laves, men lige så vigtigt er processen med at rense restauranten.

En liste over de centrale processer, der skal dækkes, skal oprettes, således at hver enkelt kan integreres i procedurhåndbogen efter kortlægning af den. Ordningen vil fungere som en vejledning for at sikre, at du ikke efterlader nogen af ​​opgaverne, når du begynder at skrive manualen.

Skriv en introduktion

Medtag en kort beskrivelse af, hvad der er inkluderet i manualen, som er direkte adresseret til de personer, der vil bruge manualen, hvad læsere kan forvente, når man bruger manualen og den bedste måde at bruge manualen på (dvs. "læs den fra start til slut"). ende "eller" brug det som en henvisning til at søge procedurer efter behov ").

Etablering af et rutediagram over hver proces

Hver proces defineres af de trin eller opgaver, der er nødvendige for at fuldføre det. Hvis et trin udelades, kan det betyde at tabe eller forsinke en ordre eller have et defekt slutprodukt. Etablering af et rutediagram er at definere arbejdsgangen.

For at udfylde en manual skal du starte med en proces ad gangen: Start med den første skema proces. De trin, der er nødvendige for at fuldføre processen, beskrives, derefter returneres detaljerne, og detaljerne er skrevet for hvert trin.

Du skal sørge for, at hvert trin er klart og koncist. Hvert trin skal give tilstrækkelige detaljer for alle at følge vejledningen.

Antag for eksempel, at en procedure for salgsprocessen skabes ved et krav på internettet. For det første udarbejdes et rutediagram om, hvordan den potentielle kunde i første omgang blev kontaktet efter at have bedt om oplysningerne: ved telefonopkald, e-mail eller tekstbesked.

Hvis udsigten ikke kunne kontaktes i starten, beregnes det, hvor mange gange salget følger op med specifikke scripts for hver kontaktperson.

Når kunden kontaktes, tildeles et andet script samt et sæt opfølgninger afhængigt af om klienten købte produktet eller besluttede at vente.

Giv proceduren til en anden for at læse den

Det er vigtigt at have en kollega eller en person, du kender læse den, og følg instruktionerne, som de er skrevet. Denne person kan give værdifulde kommentarer, hvis der er trin, som du ikke kunne fuldføre eller ikke forstod.

Proceduren er fejlagtig baseret på kommentarerne. Du skal muligvis omskrive, redigere eller tilføje noget til instruktionerne.

Opret tjeklister og formularer

For enhver proces er det lettere for holdmedlemmer at følge en formular eller tjekliste. Derfor skal en detaljeret skabelon udvikles, baseret på den kortlagte proces.

Hvis du har brug for at indsamle specifikke oplysninger, når kunden kommer ind, skal du sikre dig, at skabelonen har alle de krævede oplysninger, præsenteret på en kort måde.

Det må ikke antages, at holdmedlemmer husker alt, hvad proceduren indikerer, især når en klient sidder foran dem. Checklisterne og formularerne skal integreres som et bilag til rutediagrammet og trin i processen.

Integrer den i en procedurhåndbog

Når et flowdiagram er blevet tildelt hver proces, og alle supportdokumentmaler er blevet oprettet, er de integreret i en komplet procedurhåndbog. Håndbogen er organiseret ud fra afdelingerne.

For eksempel kan procedurhåndbogen have afsnittene "Salg", "Operationer" og "Distribution". Hvert afsnit er opdelt i de centrale processer i den pågældende afdeling, generelt i den rækkefølge, hvor hver central proces udføres i den generelle levering af produkterne.

I afsnittet "Distribution" kan du have flere hovedprocesser, som f.eks. "Få ordren", "Emballering til levering", "Fragt" og "Opfølgning".

Proceduren håndbog er organiseret med en indholdsfortegnelse, og hver procedure er tydeligt angivet med en fed overskrift af titlen.

Den indeholder et cover med navnet på manualen, en indholdsfortegnelse, introduktionen og procedurerne i indholdsfortegnelsens rækkefølge.

Selv faner kunne placeres for holdmedlemmer for nemt at gennemgå håndbogen for at hjælpe dem med at finde de relevante procedurer i deres afdelinger..

Endelig fremstilles og distribueres kopierne. Kontinuerlig feedback skal tilskyndes og manualen opdateres, når det er nødvendigt. Der bør være en manual tilgængelig i et udpeget område på hvert funktionelt sted, ved hjælp af politikker og procedurer.

eksempler

-Manuel til madlavning af hamburgere på en bestemt måde.

-Manuel vejledning i tilfælde af brand, jordskælv eller naturkatastrofe.

-Manuelt om hvordan man handler som reaktion på kundeklager eller til en aggressiv kunde.

-Manuel til udførelse af en personalevalgsproces.

-Manuelt at vide, hvordan man arbejder i en restaurant.

referencer

1. Kimberlee Leonard (2017). Hvordan skriver jeg til standardoperationshandlinger? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Hvad er en politik og procedurer manual? Bizmanualz. Taget fra: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definitionen af ​​en procedurehåndbog. Modtaget fra: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Hvad er formålet med en procedurehåndbog? Bizmanualz. Taget fra: bizmanualz.com.
5. Skabelon Lab (2018). 37 Bedste standardoperationsprocedurer (SOP) Skabeloner. Modtaget fra: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). Den 8-trins vejledning til at opbygge en standard operationel procedurehåndbog. Lern. Hentet fra: blog.lern.org.