Del:
Executive sekretærprofil, nødvendige færdigheder og funktioner
den eksekutivsekretær er et job eller erhverv, der tjener til at yde maksimal støtte til højtstående medarbejdere i en virksomhed eller organisation. Det vil være hvem der vil organisere og vedligeholde ledelsens plan og hjælpe dem med at udføre en lang række administrative opgaver.
Formålet er at bidrage til virksomhedens overordnede effektivitet ved at sikre, at alle administrative opgaver, der tildeles den, udføres rettidigt og effektivt. En sekretær er den person, der yder administrativ støtte. De kan udføre opgaver som skrive og arkivering, besvare telefonen og sende beskeder.
På den anden side, den udøvende eller administrativ assistent, sekretær gør også nogle af disse aktiviteter, sammen med koordinering kontor, produkt forskning, samspil med leverandører, bestilling af varer og oprette en database.
Normalt modtager executive sekretærer højere lønninger end sekretærer, fordi de udfører funktioner på højt niveau og fremmer kontorproduktiviteten.
indeks
- 1 Påkrævet profil
- 2 Nødvendige færdigheder
- 3 funktioner
- 3.1 Ansvar
- 4 referencer
Påkrævet profil
- Bacheloruddannelsen i erhvervsøkonomi eller beslægtede områder.
- Bevist erfaring som en executive sekretær eller en lignende administrativ rolle.
- Skal være kompetent i styringen af Microsoft Office på en integreret måde, og i softwaren "back-office", for eksempel ERP-systemer.
- Dyb viden om administrationen af grundlæggende regnskabskontorer og procedurer samt det relevante tekniske ordforråd, der håndteres i branchen.
- Kendskab til grundlæggende forskningsmetoder og rapporteringsteknikker.
- Fremragende organisations- og tidsstyringsfærdigheder.
- Fremragende kommunikations- og forhandlingsfærdigheder.
- Integritet og fortrolighed.
De udøvende sekretærer skal være hurtige fagfolk med stor kapacitet til tidsstyring og multitasking evne. Det er med deres omhu og kompetence i deres arbejde, at ledere kan fokusere på deres ledelsesmæssige ansvar uden at bekymre sig om andre opgaver.
Mange ledere er stærkt afhængige af deres administrerende sekretær for at koordinere de daglige opgaver og holde dem på dagsordenen. De har brug for en masse takt og selvsikkerhed som værger for lederens tid.
Nødvendige færdigheder
De udøvende sekretærer skal være effektive i grundlæggende færdigheder såsom at skrive, grammatik, stavning og tegnsætning, og har erfaring med at bruge sædvanlige kontorudstyr og software-applikationer såsom tekstbehandling, regneark og grafik.
Ligeledes skal de have gode evner til at klare tid og kapacitet til effektivt at løse forskellige ansvarsområder.
På den anden side behøver en eksekutivsekretær også andre kvaliteter, såsom god dømmekraft, diplomati, skøn og evnen til at løse problemer autonomt.
De har brug for stærke kommunikationsevner til at interagere med offentligheden, skrive rapporter og gennemgå publikationer.
Lyt aktivt
Du skal vide betale fuld opmærksomhed på, hvad andre mennesker siger, tager tid at forstå de point bliver formuleret, stille spørgsmål er relevant, og ikke at afbryde på upassende tidspunkter.
Læseforståelse
Komplet forståelse af sætninger og skriftlige afsnit i dokumenter relateret til arbejde.
Tidsstyring
Vide, hvordan du effektivt kan klare både din egen tid og andre.
At vide, hvordan man skal tale
Tal klart med andre mennesker for at kunne transmittere information effektivt.
skrivning
Har en effektiv kommunikation skriftligt, alt efter hvad der passer bedst til publikumets behov.
Kritisk tænkning
Anvendelse af logik og ræsonnement til at identificere styrker og svagheder ved alternative løsninger, konklusioner eller fremgangsmåder til problemer der opstår.
Proaktiv læring
Forstå konsekvenserne af ny information til at løse problemer og lave nuværende og fremtidige beslutninger.
koordination
Tilpasning af handlinger i forhold til andres handlinger.
gennemgang
Gennemgang og evaluering af ydeevnen for sig selv, andre mennesker eller organisationer, for at gøre forbedringer eller tage korrigerende foranstaltninger.
funktioner
En eksekutivsekretær kan være ansvarlig for små penge og regnskab, men kan også styre et budget. Du kan udgive artikler på en hjemmeside, selv om du også kunne designe og styre hjemmesiden.
Du kan udføre dataindtastningen i et regneark, som du har designet og brugt til rapporteringsfunktionerne.
En eksekutivsekretær kan føre tilsyn med det administrative personale. Han rapporterer ofte direkte til administrerende direktør og kan støtte en eller flere ledende medarbejdere.
ansvar
Opmærksomhed til ledere
- Hold ledelsens dagsorden og hjælp til planlægning af aftaler, bestyrelsesmøder, konferencer mv..
- Deltage møder til at lave møde minutter og minutter, så kompilere, transkribe og distribuere dem.
- Lav alle rejsearrangementer for de ledende medarbejdere: Passage køb, hotel reservation, levering af rejseudgifter, ledelse og gennemgang af relevant dokumentation mv..
- Gennemføre de mandatiske undersøgelser, indsamle data og udarbejde dokumenter eller rapporter til overvejelse og præsentation af ledere, udvalg og bestyrelser som tildelt.
- Håndter fortrolige dokumenter, og sørg for, at de forbliver sikre.
Intern og ekstern interaktion
- Modtag og filtrer telefonopkald, omdirigere dem til den rette person, når det er praktisk.
- Administrer, prioritere og distribuere al indgående og udgående korrespondance (e-mail, breve, fax, pakker, etc.), læsning og analyse af memoer, præsentationer og indkomne rapporter til at bestemme deres betydning og planlægge deres fordeling.
- Forbered svar på korrespondance indeholdende rutinemæssige forespørgsler.
- Overvåg brugen af kontorartikler og forhandle vilkår med leverandører for at sikre, at ordrer er mere rentable.
- Mød med enkeltpersoner, særlige interessegrupper og andre på vegne af ledere, udvalg og bestyrelser.
- Velkommen besøgende og afgøre, om de skal gives adgang til bestemte specifikke personer.
Administrativ støtte
- Opbevar elektroniske og papirarkiver arkiveret, og sørg for, at information er organiseret og let tilgængelig til hurtig hentning.
- Forbered fakturaer, rapporter, breve, årsregnskaber og andre dokumenter ved hjælp af tekstbehandlingssoftware, regneark, databaser og / eller præsentationer, der også giver den tilsvarende hjælp til regnskabsføring.
- Udfør generelle kontoropgaver, som f.eks. Vedligeholdelse af administrationssystemer og udførelse af grundlæggende regnskabsopgaver.
- Koordinere og direkte kontortjenester, såsom optegnelser og budget forberedelse, for at hjælpe ledere.
- Etablere og overvåge administrative politikker og procedurer, både for medarbejdere på kontorerne og for organisationen.
- Gennemgå operationelle fremgangsmåder og procedurer for at afgøre, om der kan foretages forbedringer inden for områder som arbejdsgang, rapporteringsprocedurer eller udgifter.
- Overvåg og træne andet administrativt personale.
referencer
- Brugbar (2018). Eksekutivsekretær jobbeskrivelse. Taget fra: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Forskellen mellem en sekretær og en generalsekretær. Arbejde - Chron. Modtaget fra: work.chron.com.
- Karriereplanlægger (2018). Eksekutivsekretær og administrativ assistent. Modtaget fra: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Eksekutivsekretær Jobbeskrivelse. Hentet fra: hrvillage.com.
- BSR (2018). Eksekutivsekretærs ansvar. Modtaget fra: bestsampleresume.com