Del:
Hvad er dokumentets livscyklus?
den livscyklus af dokumenter består af en række trin, hvorigennem en fil gennemgår hele dens brugstid. Disse faser, der strækker sig fra oprettelsen af et dokument gennem alle dets anvendelser og modifikationer, indtil tiden bliver ødelagt eller permanent indgivet.
Begrebet livscyklus af dokumenter blev oprettet i USA efter Anden Verdenskrig. Dette skyldtes behovet for at finde en passende måde at styre et stort antal filer, der havde akkumuleret.
Hver disciplin adresserer dokumenternes livscyklus på en anden måde under hensyntagen til deres tilgang og arten af filen.
For eksempel kan et lovdokuments livscyklus have forskellige stadier end et akademisk dokument.
I hvert enkelt tilfælde bør overvejelserne om, hvor længe et dokument skal opbevares, hvordan det skal opbevares eller hvad dets korrekte brug skal variere. Tilsvarende er der også forskellige tilgange til stadierne i din livscyklus.
For eksempel kan der være dokumenter uden værdi for en virksomhed eller for en statslig enhed på grund af sin alder. Imidlertid kan disse samme arkiver have en høj historisk værdi for et museum.
En anden grundlæggende forskel er det mellem analoge og digitale dokumenter. Selvom vigtigheden ligger i dokumenternes indhold, indebærer eksistensen af digitale filer særlige forhold i deres håndtering og i stadierne af deres livscyklus.
Dokumenternes tre alder
I 1972 foreslog historikeren Carlos Wyffels teorien om de tre alder. I henhold til dette er dokumenter objekter, der har en vigtig proces, hvorigennem deres anvendelser forvandles.
Generelt bruges dokumenterne intensivt umiddelbart efter deres oprettelse og i en vis periode.
Men over tid er denne brug reduceret indtil det øjeblik det stopper helt, enten fordi de er arkiveret eller ødelagt.
Ifølge Wyffels er denne cyklus, gennem hvilken alle dokumenter passerer, delt op i tre aldersgrupper: den administrative eller aktive alder, den mellemliggende eller halvaktive alder og den inaktive eller historiske alder..
Den administrative eller aktive alder
Det refererer til den aktive periode i et dokument. Det begynder på tidspunktet for dets oprettelse og går gennem forskellige faser, hvor det høres, overføres og deles hyppigt.
For eksempel begynder den administrative alder for en public service billet, når den genereres. Så fortsætter den med at bevæge sig i et begrænset tidsrum: Mens en mailmand leverer det eller sender det via e-mail, når det høres og når det er betalt.
Mellem- eller halvaktiv alder
Det er den periode, hvor dokumentet har mistet det anvendelsesområde, som det blev oprettet for. Derfor har den ikke så aktiv en brug som i den administrative alder. Det er dog bevaret og kan høres sjældent.
For eksempel begynder den mellemliggende alder på en servicekort, når den efter indbetaling er indleveret i en mappe. Det er meget sandsynligt, at det aldrig vil blive hørt igen, men det forbliver arkiveret i tilfælde af bekymring.
Dokumentets halvaktive levetid kan variere i henhold til dokumenttype og i overensstemmelse med konteksten. Et lovligt dokument kan for eksempel have et mere aktivt liv end en offentlig service billet.
Den inaktive alder eller den historiske alder
Det refererer til den endelige periode af filerne. Men ikke alle filer har samme destination. Afhængigt af deres natur kan de omdannes til historisk eller ødelagt.
Historiske arkiver er dem, der har en kulturel eller forskningsværdi. Derfor tilstræbes der i denne fase bevarelsesmetoder at bevare dem så fuldstændigt som muligt..
Faser af dokumentets livscyklus
Teorien om de tre aldre etablerer på en generel måde de grundlæggende faser, gennem hvilke alle dokumenter går igennem.
Der er dog også andre mere specifikke stadier, der definerer anvendelighed og manipulation af dokumenter.
De etaper, hvorigennem et dokument passerer, afhænger af dets værdi, dets anvendelse og dets sammenhæng. Ifølge disse karakteristika bestemmes det, hvilke faser den skal krydse og hvilke tekniske og administrative dispositioner for hver enkelt af dem.
Dette er nogle af de vigtigste faser, som et dokument passerer i løbet af dets brugstid:
1-Creation: består af oprettelsen af dokumentet, enten i trykt eller digitalt format.
2-Opbevaring: Ifølge formatet, hvor dokumentet blev oprettet, gemmes det fysisk eller digitalt. I nogle tilfælde overvejes digitaliseringsfasen også, når den er en del af processen.
3-Kategorisering: refererer til organisation, klassificering eller indeksering af dokumenter i henhold til de parametre, der er fastlagt i hver sammenhæng.
4-Transfer: det refererer til afsendelse og / eller levering af et dokument i overensstemmelse med dets egenskaber. I virkeligheden kan dette referere til levering via fysisk post eller til en e-mail-forsendelse, alt efter omstændighederne..
5-Distribution: denne fase refererer til dokumenter, der er af offentlig brug eller har brug for, og derfor skal de oplyses til en bestemt gruppe mennesker efter oprettelsen.
6-Samarbejde: På nuværende tidspunkt kan filerne arrangeres til brug og delt redigering. Denne fase er af nyere udseende og betragtes udelukkende for digitale dokumenter.
7-Query: henviser til det stadium, hvor dokumenterne er arrangeret med henblik på at blive hørt. Under denne proces er sikkerheds- og / eller tilgængelighedsbestemmelser meget vigtige, afhængigt af offentligheden, der forventes at få adgang til oplysningerne.
8-arkivering eller destruktion: Dette er den sidste fase i livscyklusen for alle dokumenter. Det svarer til det øjeblik, hvor det er besluttet, om det har tilstrækkelig historisk værdi til at blive bevaret eller tværtimod er den ødelagt.
midler
- Darmouth College. (S.F.). Dokumentets livscyklus: Definitioner, støttende teknologier og applikationer. Hentet fra: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Dokumentets livscyklus: Teorien i 3-årene. Hentet fra: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Hvad er en elektronisk dokumentstyrings livscyklus? Hentet fra: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Dokumentets livscyklus. Hentet fra: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Dokumentets livscyklus - Det spanske arkivsystem. Genoprettet fra: normadat.es.