Del:
De 7 funktioner af en mest fremragende sekretær
Blandt de vigtigste funktioner hos en sekretær De omfatter forvaltning af dagsordenen, betjening af offentligheden og administration af fortrolige oplysninger. Er den person, der er ansvarlig for at udføre administrative opgaver på et kontor.
Denne stilling kan udøves af en mand eller en kvinde, selvom det mest almindelige er, at det er en kvinde der udøver den.
De har som regel ansvaret for de fortrolige forhold hos personer med et bestemt hierarki i virksomheden, såsom direktører, ledere, præsidenter, blandt andre. Det bliver muligt at gøre dem til højre for den udøvende for hvem de arbejder.
Hvis virksomheden er lille, er sekretærens største arbejdsbyrde relateret til grundlæggende kontoropgaver.
Nogle lande i verden afsætter en særlig dag i året for at takke og fejre deres arbejde. For eksempel i Colombia, Peru og Mexico er sekretærens dag den 26. april, mens den i Venezuela er den 30. september.
De 7 vigtigste funktioner i en sekretær
Sekretærens opgave er at yde støtte og samarbejde til sin chef, så hun fuldt ud kan overholde sin rolle inden for organisationen uden forsinkelser eller forstyrrelser.
Selvom virksomhedens karakter påvirker den type arbejde, der kræves af en sekretær, kan det siges, at dets hovedfunktioner er:
1- Agenda management
Det er sekretærens ansvar at holde sig ajour med dagsordenen for den person, hun arbejder for. Der skal du afspejle alt dit arbejde og til tider personlige forpligtelser.
Du skal også registrere oplysninger om alle de personer og institutioner, som din arbejdsgiver skal forholde sig til.
Dagsorden for en sekretær tjener normalt som en operationel log af den udøvende for hvem hun arbejder.
2- Opmærksomhed for offentligheden
Opmærksomheden til offentligheden er en af de mest grundlæggende opgaver, som sekretæren skal udføre. Du skal besvare opkald og registrere årsagen til dem, samt alle de data, der gør det muligt for din arbejdsgiver at følge op på sagen.
Det er også den person, der modtager besøgende på kontoret. Derfor er det vigtigt, at sekretæren opretholder et billede i overensstemmelse med virksomhedens image på arbejdspladsen.
Din rolle der er ikke kun at hilse og gøre ventetiden behageligt for de besøgende, men også at give de første instruktioner og retningslinjer om virksomhedens organisatoriske kultur og interne processer.
3- Dokumentstyring
Ud over at være den person, der modtager og styrer din chefs korrespondance, skriver en sekretær, læser, reagerer og filer de fleste af breve, meddelelser, notater og e-mails fra din arbejdsgiver.
Til dette formål er det praktisk, at du administrerer bestemte applikationer af software Det giver dig mulighed for at udarbejde sådanne dokumenter hurtigere og hurtigere.
Specificiteten af disse kompetencer afhænger af den type arbejde, der kræves i det område, hvor de arbejder..
Sekretæren styrer sin chefs kontaktdatabase og sender den skriftlige korrespondance samt samlingsmøder og andre dokumenter af interesse inden for kontoret.
Det er sekretæren, der normalt noterer sig de sager, der behandles på vigtige møder.
4- Håndtering af følsomme oplysninger (intern og ekstern)
Blandt de funktioner, der skelner en god sekretær figur, håndterer og håndterer al information, der er ekstremt vigtig for driften af firmaet eller institutionen, hvor du arbejder.
For eksempel bør du have kontrol over de juridiske dokumenter, som kan kræves af offentlige instanser til enhver tid.
Du kan også få adgang til oplysninger om miljøet eller nogen af de aktører, der er relateret til virksomheden. Disse oplysninger skal forvaltes på en diskret, effektiv og rettidig måde.
5- Organisering af kontoret
Sekretæren skal operere og holde driften af kontorets udstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, printere, projektorer, møbler, arkivskabe, blandt andre..
Det er hvem der kontrollerer lagerbeholdningen og kontorudstyret. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i orden, så informationen er let tilgængelig, når det kræves..
Sekretæren skal have et rent og organiseret arbejdsområde, da det normalt er en af de første ting, som folk uden for virksomheden ser, når de går ind i deres faciliteter..
6- Udarbejdelse af præsentationer
Normalt skal en bestyrelse præsentere sine rapporter i form af præsentationer, der opsummerer og hierarkiserer informationen. Til denne opgave spørger han normalt sin sekretær om hjælp.
Den person, der er i sekretariatet, bør sørge for, at de oplysninger, der vises der korrekt, afspejler de data, som hans chef ønsker at dele.
Du skal også være opmærksom på, at det er en præsentation uden stavefejl, og det er i overensstemmelse med virksomhedens grafiske identitet.
7- Administrativ overvågning
Det er også en sekretærs ansvar at være opmærksom på overholdelse af de politikker og procedurer, der er nødvendige for at tage sig af virksomhedens eller institutionens aktiver, hvor hun arbejder..
Ifølge dit chefs hierarkiske niveau kan sekretæren validere nøjagtigheden af de data, der afspejler detaljerne i budgetoperationerne.
En sekretær skal beskæftige sig med ledelseskontrollen og den rette administration af ressourcer inden for kontoret.
Den virtuelle sekretær
Med fremkomsten af onlinearbejder fremkommer figuren af sekretærer online eller virtuelle assistenter.
Disse sekretærer gør de fleste af de opgaver, der er beskrevet ovenfor, men fjernt. I disse tilfælde opkræver sekretærerne deres ydelser pr. Time eller ved projekt.
referencer
- Kulturpenge (2015). Sekretærens 4 hovedfunktioner. Hentet fra: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Liste over en sekretærs opgaver. Hentet fra: work.chron.com
- Pymex (2016). Funktioner og ansvar for den administrative sekretær. Hentet fra: pymex.pe
- Frivilligt nu (s / f). Hvad er sekretærens rolle? Hentet fra: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Hvad er en sekretærs funktioner som assistent til en leder? Hentet fra: pyme.lavoztx.com