Indkøbsafdelingens funktioner, funktioner og betydning

den indkøbsafdeling Er en virksomheds afdeling ansvarlig for alle aktiviteter til erhvervelse af råvarer, reservedele, ydelser mv., som krævet af organisationen. Giver en tjeneste, der er rygraden i mange industri-, detail- og militære organisationer.

Det sikrer, at de leverancer, der er nødvendige for at drive virksomheden, sorteres og vedligeholdes i lagerbeholdningen. Denne afdeling er i centrum for succesfuld supply chain management og er ansvarlig for at minimere omkostningerne ved bestilte produkter, kontrollere lagerbeholdninger og etablere stærke relationer med leverandører.

En god indkøbsafdeling vil kræve kvalitet fra leverandørerne og vil følge ordrer fra begyndelsen til receptionen. Hjælp andre afdelinger med at identificere behov, administrere rekvisitionsprocessen og opnå konkurrencedygtige priser. De fungerer som regel som kontrollører for at sikre overholdelse af budgetter.

indeks

• 1 kendetegn
  • 1.1 Arbejde som betroede rådgivere til ledende medarbejdere
  • 1.2 Fremme innovation af leverandører
  • 1.3 Giv viden om nøgleleverandørdata
  • 1.4 Forvaltning og udjævning af risikoen for forsyningskæden
  • 1.5 Fremme fleksibel bemanding og talentudvikling
• 2 funktioner
  • 2.1 Indhentning af materialer
  • 2.2 Evaluere priser
  • 2.3 Forudgående godkendelse af leverandører
  • 2.4 Spor ordrer
  • 2.5 Kontorarbejde
  • 2.6 Politisk overholdelse
• 3 Betydning
  • 3.1 Få lavere omkostninger
  • 3.2 Forhindre mangel på materiale
  • 3.3 Forbedre kvaliteten
  • 3.4 Håndtering af relationer
  • 3.5 Søg efter innovation
• 4 referencer

funktioner

Arbejde som betroede rådgivere til ledende medarbejdere

Indkøbsafdelingen er involveret i virksomhedernes planlægning og budgettet på et højt niveau. Dette gør det muligt at designe reverse engineering omkostninger og undersøge alternativer, der potentielt er billigere og / eller af højere kvalitet..

Drive innovation fra leverandører

Mere end blot kræve den laveste pris samarbejder indkøbsafdelingen med leverandører for at reducere de underliggende omkostninger ved deres produkter og tjenester.

De er tæt involveret i "innovationens livscyklus", fra idé til fremstilling og kontinuerlig forbedring.

Giv viden om nøgleleverandørdata

Virksomheder kan bruge disse oplysninger til at skabe predictive analytics, der giver et dybere indblik i markederne.

Administrer og glat risikoen for forsyningskæden

Økonomiske kriser har lært værdien af ​​at være årvågen om leverandørernes stabilitet. Indkøbsafdelingen har et meget skarpere syn på området end nogen anden del af organisationen.

Fremme fleksibel bemanding og talentudvikling

Det er nødvendigt at krydse funktionelle og geografiske grænser for at finde de rigtige kandidater til indkøbsafdelingen.

I nogle tilfælde ligger svaret i outsourcing eller brugen af ​​fælles serviceorganisationer.

funktioner

Indhentning af materialer

For et produktionsselskab kunne dette indeholde råmaterialer, men kunne også omfatte værktøjer, maskiner eller endda de nødvendige kontorartikler til salgsteamet og sekretærerne.

I en detailvirksomhed skal indkøbsafdelingen sikre, at der altid er nok produkter på hylderne eller i butikkerne for at holde butikken godt lager.

Det er især vigtigt at holde lagerbeholdningen på et rimeligt niveau. Investering af store mængder penge i overskud i beholdningen kan medføre lagerproblemer og mangel på kapital til andre former for udgifter, såsom forskning og udvikling eller reklame.

Vurder priser

En indkøbsafdeling er ansvarlig for løbende at vurdere, om du modtager materialerne til den bedst mulige pris for at maksimere rentabiliteten.

Du skal sammenligne priserne for at finde de bedste leverandører med de mest fornuftige priser for ordrer af den specifikke størrelse af virksomheden.

Indkøbsafdelingen kan kommunikere med alternative leverandører, forhandle bedre priser for ordrer med højere volumen eller finde ud af muligheden for at få produkter med en lavere pris fra andre forskellige kilder.

Forudgående godkendelse af leverandører

Indkøbsafdelingen vurderer leverandørerne med hensyn til pris, kvalitet, kundeudtalelser og tid til at gennemføre ordrerne og udarbejde en liste over godkendte leverandører.

Spor ordrer

Ordrer dokumenteres med indkøbsordre. Disse specificerer vigtige oplysninger om de bestilte materialer samt den ønskede mængde.

Disse formularer bruges til at sikre, at bestilte produkter modtages, og at spore tid, det tager for ordrer at fuldføre.

Kontorarbejde

Indkøbsafdelingen håndterer al dokumentation vedrørende indkøb og levering af materialer.

Det betyder, at der arbejdes tæt sammen med regnskabsafdelingen for at sikre, at der er nok penge til at købe varerne, at pengestrømme smidigt og at alle betalinger sker i tide..

Overholdelse af politikken

Inden købet skal købes, skal indkøbsafdelingen sikre, at den overholder de formaliteter, der kræves for erhvervelse og godkendelse af budgettet, og skal sikre, at materialerne købes efter organisationens generelle politik..

betydning

Få lavere omkostninger

Indkøbsafdelingen spiller en vigtig rolle i at maksimere forretningsmæssige overskud. Sammenlign priserne og forhandle med leverandørerne, så virksomheden opnår den bedst mulige pris i de nødvendige produkter.

Det kan også give besparelser ved at udnytte de garantier og rabatter, der normalt glemmes af ikke-specialister.

Det hjælper med at spare, hvilket giver bedre gennemsigtighed på bekostning af virksomheden. Dette vil gøre det muligt at forhandle bedre kontrakter og frigive pengestrømmen.

Forhindre mangel på materialer

Indkøbsafdelingen skal identificere hvilke produkter der er kritiske for virksomheden og træffe de nødvendige foranstaltninger for at beskytte sin forsyningskæde.

For at sikre, at utilstrækkelige materialer ikke påvirker produktiviteten, bruger indkøbsafdelingen teknikker som f.eks. Flere forsyninger.

At have flere kilder betyder at bruge flere leverandører, der tilbyder de samme produkter. Hvis der er et problem med en leverandør, kan ordrer øges til en anden for at kompensere for fejlen.

Forbedre kvaliteten

Indkøbsafdelingen hjælper med at forbedre kvaliteten ved at fastsætte præstationsmål. Derefter sporer den faktiske præstation med hensyn til disse mål.

Det er kritisk at måle kvalitetsegenskaber ved hjælp af indikatorer for attributter, såsom holdbarhed, udseende af produktet eller leveringstidspunktet.

Vi arbejder tæt sammen med leverandører for at udvikle deres processer og hjælpe dem med at forbedre kvaliteten.

Administrer relationer

Udfordringen ved indkøbsafdelingen er at få leverandøren interesseret i at arbejde med virksomheden. Lad leverandøren investere i et langsigtet forhold.

Afdelingen skal også forvalte relationerne i virksomheden. Du skal arbejde med interne interessenter, såsom marketing, finansiering, logistik og distribution, for at sikre, at alle er tilpasset.

Søg efter innovation

Fordi indkøbsafdelingen altid er i kontakt med en række eksterne virksomheder, er det i en ideel position at erhverve innovative produkter, som kan give virksomheden en konkurrencemæssig fordel hvad angår pris, kvalitet eller bekvemmelighed..

referencer

1. Alexis Writing (2018). Hvad er en indkøbsafdelingens funktioner i en organisation? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, den frie encyklopædi (2018). Indkøbsforvaltning. Hentet fra: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Roller af et indkøbsafdeling i erhvervslivet. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 måder indkøbsafdelingen kan forbedre din forretning. Modtaget fra: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). De fem træk af "World Class" indkøbsorganisationer. Forbes. Taget fra: forbes.com.