De 10 karakteristika af et vigtigste formelle brev

Det formelle brev er en skriftlig meddelelse mellem to personer, som måske kender hinanden eller ej, men som i hvert fald har et fjernt og respektfuldt forhold, der tvinger dem til at opretholde et formelt sprog.

Den der skriver brevet kaldes modtageren eller udstederen; hvem modtager det er modtageren eller modtageren. Det formelle brev bruges normalt til kommunikation mellem virksomheder, højtstående institutioner og offentlige enheder..

Det bruges også til at deltage i tildeling af internationale præmier, offentlige udnævnelser eller anerkendelser.

I de formelle bogstaver bør kollokvivalent sprog, fortrolighed, idiomer og tuteo overlades helt til side. De universelt accepterede høflighedsformler skal være til stede og skal opfylde en forudbestemt struktur.

Af denne meget formelle karakter skal bogstaver af denne type være håndskrevne eller trykte på papir og sendes i en forseglet konvolut til modtageren, selvom det er rigtigt, at strukturen i det formelle brev bruges i den nuværende digitale tidsalder til kommunikation sendt til via e-mail. Sidstnævnte er dog ikke den mest almindelige eller det tilrådelige.

De 10 hovedkarakteristika ved formelle bogstaver

1- Formelt sprog

Formelt sprog kræver korrekt brug af ordforråd og upåklagelig grammatik og stavning. Behandlingen skal være fjern og respektfuld.

Afsenderens behandling af modtageren skal være din; bør aldrig være tutear, uanset modtagerens alder eller rækkevidde, eller hvis det er eller ikke er kendt af afsenderen.

Selvom sproget skal være respektfuldt, betyder det ikke, at venlighed og høflighed skal afsættes..

2- Beton hensigt

Intet formelt brev er skrevet uden en præcis hensigt og et bestemt mål. Med denne type brev er det meningen at kommunikere noget til modtageren eller anmode om oplysninger, som afsenderen kræver dette.

Under alle omstændigheder søger man at imponere modtageren positivt og prædisponere det positivt, så kommunikationsstrømmen fortsætter, indtil afsenderens målsætninger er opfyldt. Oplysningerne skal være så klare og komplette som muligt.

3- længden

Det formelle brev er normalt kort og specifikt, der peger direkte på målet efter de tilsvarende hilsner og høflighedsregler.

Som det normalt er tilfældet i institutionelle, forretningsmæssige, statslige eller mellem to personer, der ikke har et nært forhold, er det ikke fornuftigt at gå rundt om filialerne, aflede eller forklare spørgsmål, der ikke er centrale. På denne måde må de almindelige formelle bogstaver ikke overstige 2 sider.

4- overskriften

Det formelle brev skal skrives på den officielle brevpapir af den enhed eller den person, der skriver det. Det gøres normalt på brevpapir, hvor kun institutionens eller afsenderens navn kan vises, selvom det også kan indeholde adressen til det samme..

Derefter skal datoen fremgå af det sted, hvor du skriver.

Det er klogere at skrive datoen uden forkortelser, det vil sige måneden skrevet i bogstaver og året med fire figurer. Skal være justeret til højre for arket.

5- Behandling og hilsen

Behandlingen skal være formel og skal indeholde modtagerens position, erhverv eller rækkevidde. For eksempel: Præsident, doktor, professor, generaldirektør mv. Fulgt eller ej ved efternavnet. Undgå hilsner med fornavnet, kælenavne eller kælenavne.

Når modtageren er et par, skal du behandle dig selv som Lord and Lady. Deputerede og senatorer bliver behandlet som "Ærlig" i nogle lande, i andre kan de være "illustrerende herre".

Det samme sker med andre regeringsstillinger eller adeltitler, så det er vigtigt at kende protokollen i hvert land.

Hvis du ikke kender en bestemt modtager, kan du bruge upersonlige formler som "Til hvem det kan vedrøre" eller blot "Kære herre" eller "Kære fru".

Til hilsen bør du tilføje nogle høflighedsregler som "Kære", "Respekterede" osv. "Dear Sir" -formularen bruges også som en formel hilsen.

6- Kroppen

Indholdet af brevet skal også begynde med en vis høflighedsregel som: "Gennem dette ...", "Jeg skriver til dig ...", "Jeg respekterer dig meget i anledning af ...", "Server dette for ... "eller et par mindre protokoller som" Først og fremmest modtager en hjertelig hilsen ... ".

Brevet skal have korte og velstrukturerede afsnit. Beskeden skal være præcis, konkret og entydig.

Hvis det er en anmodning, skal det ske direkte; hvis det er et informativt brev, skal du gå lige til det punkt. Vær altid opmærksom på, at modtageren er en travl person, der ikke ønsker at spilde tid med unødige taler eller svært at forstå.

7- Farvel

Farvandet skal afrunde bogstavets centrale ide, styrke målet og fremme den handling, som afsenderen forventer af modtageren ("Jeg venter på dit svar", "Jeg håber, at oplysningerne er nyttige" osv.).

Den mest almindelige lukning til formelle bogstaver er "Med venlig hilsen" eller "Meget omhyggeligt", og foretrækker disse former til mere sammenhængende som "En hjertelig hilsen", "Hilsner", "Et kram" osv..

Herefter skal du placere den trykte signatur (for- og efternavn i blokbogstaver) og afsenderens underskrift. T

Det skal også indeholde den stilling eller rang, som afsenderen har, dvs. "Dr.", "Ing.", "Prof." efterfulgt af for- og efternavn og i en særskilt linje stillingen: "Formand for bedømmelsesudvalget", "ambassadør Den argentinske republik "," generalsekretær "osv..

8- Andre oplysninger

Ved foden af ​​brevet og efter undertegnelsen kan medtages, om nødvendigt forklaring af bilagene eller navnene på de personer, der vil modtage en kopi af brevet (angivet med forkortelsen "Cc").

Nedenfor og til sidst kan initialerne til den person, der dikterede brevet, dvs. afsenderens korrekte (i store bogstaver) og den person, der transkriberede den (i små bogstaver) medtages som vist: ABC / def.

At være et brev, der tidligere var tænkt, anbefales ikke at bruge postskrifter i det samme.

9- Konvolutten

Hvert formelt brev skal sendes inde i en kuvert, selvom afsenderen og modtageren er inde i samme bygning (for eksempel en kommunikation mellem afdelinger i samme institution).

Konvolutten skal være af en størrelse alt efter hvad den vil indeholde, så den ikke bliver for stor. Brevet skal foldes så lidt som muligt (2 til 4 gange maksimum), da et papir, der er næsten intakt med for mange folder, er meget mere elegant.

Modtagerens navn og data er altid anbragt på forsiden af ​​konvolutten og midten af ​​den. Afsenderens navn og data kan findes på konvolutens bagside og klap eller på forsiden, øverst og venstre af konvolutten.

Den øverste højre kvadrant på konvolutens front er altid forbeholdt frimærker eller frimærker.

Det skal lukkes omhyggeligt men fast for at sikre indholdets ukrænkelighed. I nogle tilfælde meget protokoldere eller elegante kan forsegles med en forseglingsvoks.

10 - svaret

Hvert formelt brev skal have et svar. Det samme skal være hurtig, kortfattet og holde samme disposition af det formelle brev, der modtages.

Et formelt brev uden svar betragtes som en respektløs og uhøflig handling af modtageren, der kan få virkningen helt modsat det formål, der oprindeligt blev forfulgt.

referencer

1. Formelt brev Hentet fra es.wikipedia.org
2. 10 Karakteristika for et formel og uformelt brev. Gendannet fra características.co
3. Brevet og dets elementer. Gendannet fra portaleducativo.net
4. Karakteristika for et formelt brev. Gendannet fra clubensayos.com
5. Karakteristisk og funktion af formelle bogstaver. Hentet fra estudiaraprender.com