Hvordan er organisationsdiagrammet for et hotel? (og dens funktioner)

den organisationsoversigt over et hotel repræsenterer de job, som et hotel skal udføre sine arbejdsprocesser, mission, vision og værdier.

Hvert hotel, hvad enten det er små, mellemstore eller store, har brug for en organisationsstruktur til at udføre sin daglige drift. Det bruges til at dele opgaver, specificere arbejde for hver afdeling og delegere myndighed inden for og mellem afdelinger.

Organisationskortet ovenfor er karakteristisk for et 5-stjernet hotel, selv om et 4-stjernet hotel kan have det samme antal lejligheder eller mere. Antallet af stjerner kan falde ned eller stige uafhængigt af antallet af afdelinger.

For eksempel kunne hotellet "NY King" holde alle lejlighederne og stige fra 4 til 5 stjerner. Eller omvendt; Stig ned fra 5 til 4 stjerner og hold alle afdelinger.

Antallet af lejligheder varierer afhængigt af de tjenester, hotellet tilbyder. Måske er et luksushotel -5stars turisttjenester til kunder, gym, swimmingpool, tennisbaner, spa, diskotek. En anden hotel af mindre størrelse vil ikke have disse ekstra tjenester og derfor behøver ikke så mange medarbejdere, hvilket reducerer antallet af afdelinger.

De mest almindelige topstillinger på et hotel er: direktøren, marketingdirektør, regnskabsdirektør, direktør for personale, ingeniørleder, indkøbsdirektør, rumleder og restaurantchef.

Fra disse positioner genereres andre, der er ringere, men ikke mindre vigtige for at opfylde hotellets hovedfunktion; værtsgaster giver højest mulig kvalitet afhængigt af antallet af stjerner i hvert hotel.

Hvem er ansvarlig for at organisere et hotel??

Normalt er lederen af ​​organisationsdiagrammet i et selskab direktør for Human Resources.

Ud over organisationskortet skal du have veldefinerede stillinger i "jobbeskrivelsen", så hver medarbejders funktioner er veldefinerede. Dette vil være afgørende for ansættelse af nye medarbejdere og for hver medarbejder at vide, hvad de skal gøre.

På den anden side er der hoteller, der har outsourcet menneskelige ressourcer, især mindre hoteller, der ikke er en del af hotelkæderne.

Fælles job på et hotel og dets funktioner

1- General Manager / Hotel Manager 

Det er det største ansvar:

• Det er ansvarlig for administrationen, kontrollen og udviklingen af ​​hotellet, der verificerer, at alle andre afdelingsområder fungerer optimalt.
• Definerer virksomhedens politikker og de mål, der skal opfyldes.
• Kontroller, at hver afdeling opfylder de fastsatte mål, hvilket giver en fremragende servicekvalitet.
• Forvalter human resource management, marketing, sikkerhed, kvalitet og koordinering alle aspekter, der er nødvendige for, at hotellet fungerer korrekt.

2- Salgsleder

Ud over at supplere de øvrige hovedafdelinger er dets hovedfunktion at engagere sig i salg og reklame:

• Find kunder.
• Til stede for virksomheden.
• Tilbyde tjenesterne.
• Nære kontakter med kunder.
• Udvikle reklamestrategier.
• Fremme hotel services.
• Søg efter potentielle kunder.
• Indberette resultaterne af salget til regnskabs- og finansafdelingen.

Salgsassistent

Hovedformålet med denne stilling er at støtte arbejdet hos din overordnede, chef og / eller salgschef for at kontrollere, klassificere og bestille salg, udover at indsamle fakturaer for at udføre en behørig proces i den administrative orden.

Rumafdelingen er den ansvarlige for at opfange reservationsforespørgslen og kundeservicen til dette formål samt at kontrollere checks og betalinger af det samme..

Du bør også overvåge, at værelserne er rene, arbejder tæt sammen med receptionisterne og husholderske.

De har til opgave at bestemme tilgængeligheden af ​​værelser og tage og bekræfte reservationer.

Vejleder eller leder af reservationer har ansvaret for at styre afdelingens gode præstationer, og reservationsagenterne udfører funktionerne ved at deltage i reservationer gennem alle de forskellige midler, der ankommer (kommunikationsmidler, gruppereservationer, online, ture, operatører, mv.), administrer pengene fra de tilsvarende indskud og garanterer de forbehold, der er foretaget.

Sales Executive

Det er en af ​​de vigtigste job, fordi den har ansvaret for en portefølje af sælgere, som de skal angive, hvad de skal gøre.

Han er ansvarlig for hvad hver af hans medarbejdere gør, han skal kende bevægelsen af ​​alle konti, og hvis der er noget problem med dem, skal han tage ansvar for dette.

Du skal give et detaljeret indeks over kontoudskrifterne, tage initiativ til at få vigtige regnskaber for din virksomhed.

Succes eller fiasko i virksomheden afhænger af dem, det er en meget kompleks stilling, der kræver et ekstremt engagement og ansvar.

3- Services manager

Det er ansvarligt for tilsyn med serviceafdelingen:

• Kontrolomkostninger.
• Få en loyal kundekreds.
• Fremme gode relationer mellem medarbejdere.
• Løs tvivl og bekymringer for tjenester fra alle kunder.
• Opfyld salgsmål.
• Indstil et eksempel ved at implementere etiske standarder.
• Sørg for, at der tilbydes et højt kvalitetsniveau, og at virksomheden er rentabel.

Administration og finansiering

Det er en vigtig stilling, fordi du har kontrol over administrative forhold, du skal være enig med generaldirektøren om, hvordan forhold vil blive distribueret og informere dig om de forskellige stadier og begivenheder i forbindelse med dem.

Du skal styre de finansielle ressourcer, budgetter, udgifter, udgifter og investeringer i forbindelse med virksomhedens direktorater og enheder.

Overvåger forvaltningen af ​​økonomiske ressourcer, koordinerer tillid reguleret af regeringen, fører tilsyn med processer i forbindelse med personaladministration.

Registreret og vedligeholder udbud og erhvervelse af selskabets materielle ressourcer, patrimonial og generelle tjenester.

Forretningsstrategier

Som navnet siger, er det ansvarligt for at skabe strategier og planer om at deltage i nye markeder og styrke virksomhedens styrker samt at forbedre erfaringen og kendskabet til hvert medlem af foreningen eller organisationen..

Hovedfunktionen er fokuseret på det direkte ansvar for virksomhedens salgsaktiviteter, marketingledelse, salgsfremstød og distribution, planlægning, organisering af de forskellige distributioner.

Tildele mål at opfylde med hensyn til salg i henhold til produkter og områder, lav strategiske planer for at forbedre virksomhedens succes, studere kunder og steder, der kan være mere hensigtsmæssige til at fremme.

Det fremmer et miljø af samarbejde, der fremmer salgsansvaret hos de ansatte.

Analyser de mulige årsager til kundens problemer og klager.

Designpolitikker til bestemmelse af priser og salgsbetingelser.

Opret planer om at øge uddannelsen fremskridt hos de mennesker i din afdeling.

Det er ansvarligt for at modtage, filtrere og distribuere de forskellige procedurer og forbedringer med hensyn til servicekvalitet.

Comptroller og regnskab

Afdelingen ansvarlig for analyse og kontrol af finansielle og regnskabsmæssige operationer.

Det er også involveret i udarbejdelsen af ​​årlige budgetter, indkomstprognoser, årsregnskaber, opstilling af rapporter om den finansielle situation, revisioner af kontrollørens kontor mv..

shopping

Det er en meget vigtig position for den korrekte udvikling af arbejdet i virksomheden, fordi de har ansvaret for forsyningskæden og køber alle de nødvendige varer, så virksomheden fungerer effektivt.

Det kan købes til brug af virksomheden som for videresalg og / eller råmateriale til produktion af egne produkter.

Denne position omfatter også køb af tjenester relateret til transport eller markedsføring.

De har ansvaret for brugen af ​​information og edb-systemer til ledelse af organisationen.

De planlægger og leder alle aktiviteter i forbindelse med datalogi og teknologi i det firma, som de arbejder for.

Bestem forretningsmålene for planlægning af planer for at nå de mål, der tidligere blev rejst.

4- Assistant Manager

Har ansvaret for at opfylde alle opgaver af lederen, når sidstnævnte er fraværende.

Generelt træffer han ikke vigtige beslutninger uden først at rådføre sig med lederen, men hvis han har en beslutning om rutinemæssige og fælles spørgsmål, der måtte opstå i den normale udvikling af hotellet.

Skal trænes med al den information og viden, der er nødvendig for at påtage sig en så vigtig stilling, kender alle funktioner, personale, deres opgaver, udskiftninger mv..

Derudover er kendskabet til de juridiske normer noget, der ikke kan mangle for at undgå at komme ind i problemer med loven.

Du skal løse hurtigt og have en plan B for alt, hvis tingene ikke går i overensstemmelse med forventningerne.

Quarter division manager

Dit job er at planlægge, overvåge og kontrollere, at hver enkelt af de driftspolitikker, der er relateret til dit område, udføres:

• Planlæg og overvåge driften af ​​grupper og konventioner.
• Analyser månedlige statistikker.
• Etablere standarder og normer for levering af tjenester i dit område.
• Modtag klager vedrørende dit område.
• Koordinerer med hovedet af vedligeholdelse den rigtige udførelse af deres arbejde.

Hoved modtagelse

Organiser og kontroller opgaver i receptionen:

• Forbered tidsplanen for personalet under din afgift.
• Administrer klager.
• Kommuniker med andre afdelinger om nødvendigt.
• De tager sig af kundeservice og løser eventuelle spørgsmål eller bekymringer.
• Han er hovedansvarlig for kontakt med kunden.

Husholdersken

Denne afdeling er at have et større antal medarbejdere, der har ansvaret på hele hotellet og er primært ansvarlig for renholdelse af hele virksomheden: Både hotel fælles områder som gangarealer, kontorer, lokaler mv.

Denne holdning er ekstremt vigtig, fordi renlighed er introduktionsbrevet til et hotel, det afhænger i vid udstrækning af succes eller fiasko.

Skal modtage træning, skal medarbejderne være venlige og formidle varme til gæsterne.

Fødevare- og drikkevarechef

Det er ansvarligt for at overvåge forberedelsen og udsmykningen af ​​hver af de retter og drikkevarer, der er tilberedt i hotellets køkkenområde efter de opskrifter og standarder, der tidligere blev oprettet af hotellet..

Sørg for korrekt udvikling af funktionerne af andre medarbejdere, god ledelse af input, forhindre affaldsmateriale, forberede menuen, overvåge områdets desserter, likører, generel opgørelse, etc..

Skal foretage de nødvendige erhvervelser og kontrollere vinfremstillingsvirksomhederne.

Vær i kontrol med alt personale.

Kaptajn af opmærksomhed for offentligheden

Ansvarlig for lederen af ​​den korrekte drift af de ydelser, der tilbydes af restauranten eller cafeteriet.

• Modtag klienten.
• Ledsager ham til bordet.
• Få forslag.
• Brand middag.
• Kontroller, at alle gør deres job.
• Tjek forsyninger.
• Assist servitører om nødvendigt.

Det er ansvarligt for at styre personalet, oprette menuerne, overvåge rationel brug af råvarer og andre varer, kontrollere udgang og kvalitet af retterne, bestemmer arbejdstidsplaner for andre arbejdstagere under deres pleje.

General Services Manager

Er ansvarlig for at udvikle et årligt program til vedligeholdelse og forebyggelse af maskiner og udstyr.

Tag alle nødvendige foranstaltninger for at opretholde og forbedre ejendommens arkitektoniske forhold.

Administration af grundlæggende tjenester, støtte de områder, der integrerer det, beskytte ejendomsretten og dets beboere, udføre sikkerheds- og hygiejneprovisionen.

Maintenance Manager

• Det skal løse alle problemer, der opstår i rekordtid, så produktionen ikke afbrydes.
• Du skal organisere og koordinere vedligeholdelsesordrer for alt personale i din afgift.
• Koordinerer levering og modtagelse af de nødvendige materialer til udførelse af vedligeholdelsesarbejde.
• Bekræft ordren og kvaliteten af ​​det udførte arbejde.
• Tilladelse af fjernelse af materialer oplagret i lageret.
• Udvikle om nødvendigt udstyr, materialer og værktøjer, der er til stede i faciliteterne.

Sikkerhedschef

Det er ansvarligt for forebyggelse af erhvervsmæssige risici.

• Analyser de mulige situationer af risiko.
• Uddybende sikkerhedsplaner.
• Undersøg holdet.
• Overvågningssystemer.
• Sikrer sikkerheden hos kunder og medarbejdere.
• Forbered rapporter om alt, hvad der er gjort, og hvad der skete.
• Parkeringskontrol.

Leder af havearbejde

Ansvarlig for alt relateret til haven og dens vedligeholdelse.

Administrativ leder

Dens funktion er at planlægge og lede virksomhedens administrative ledelse.

• Administrer relationer med leverandører.
• Personel disciplinær kontrol.
• Opret produktionsstrategier mv..

Leder af menneskelige ressourcer

Han er ansvarlig for alt relateret til styring af menneskelige ressourcer og arbejder i direkte kontakt med General Management og andre ledere.

• Skal opretholde et gunstigt arbejdsmiljø.
• Organiser HR-delsystemerne.
• Formidling af konflikter mellem medarbejdere.
• Sikre velfærd for medarbejder-virksomhed relationer.

Lagerchef

Styrer input og output af alle materialer, udstyr, produkter, værktøjer og generelt alle ejendele ejet af virksomheden.

Det udfører også revisioner og lagre til korrekt og effektiv kontrol.

Regnskabsassistent

Deres opgaver er relateret til regnskabsopgaver, blandt nogle af dens mange funktioner, vi kan finde:

• Lagerstyring.
• Betaling af ydelser.
• Skatteerklæringer.

Administrativ assistent

Hovedfunktionerne er:

• Process korrespondance, modtag dokumenter, besvar opkald, besøg, arkiver dokumenter, behandle filer, holde dagsorden ajour osv..

En anden ordning er: