De 12 vigtigste dominerende kontorfunktioner

den kontorfunktioner der dominerer de er de administrative aktiviteter, som medarbejderne i et firma, en organisation eller en institution realiserer, og som er nødvendige for driften heraf. Hvis de gøres effektivt, vil resultaterne være meget bedre, end hvis de gøres dårligt.

Dette arbejde har normalt en regelmæssig tidsplan fra mandag til fredag, der starter kl 8 eller 9 og det varer op til 4 eller 5 pm, selvom det varierer afhængigt af landene eller regionerne.

Størstedelen af ​​kontorarbejde kræver grundlæggende færdigheder som: flydende mundtlig kommunikation, evne til at skrive, fil og nogle erfaringer med kontorudstyr såsom computere, kopimaskiner mv..

Afhængigt af niveauet for den position eller det ansvar, der påtænkes, kræver det, at en person har teknisk, universitets- eller fjerde niveau uddannelse.

De 10 vigtigste funktioner i kontoret, der dominerer

1- Planlægning

Dette er den første og vigtigste opgave, da den består i at definere, hvordan organisatoriske metoder og strukturer kan bidrage til forretningsplanen.

Der er teknologiske værktøjer, der hjælper, da disse metoder kan udfolde sig i opgaver, der distribueres blandt gruppemedlemmer, men kun god planlægning kan garantere, at alt ender med at tilføje til forretningsmålet.

For generel planlægning kræves der en klar forretningssyn og et bestemt hierarkisk niveau inden for virksomheden, men hvert holdmedlem skal planlægge deres arbejde for at kunne opfylde de fastlagte mål og deadlines..

2- Transskription og / eller skrivning af rapporter

En opgave, der hver dag beskæftiger sig med hvem arbejder på et kontor, er at skrive, i hvilken som helst støtte, rapporter, der understøtter eller detaljerer deres funktioner, eller som tjener til at forklare blandt de øvrige kolleger detaljerne (baggrund, fremskridt, resultater, fordele og ulemper osv.), af et bestemt projekt.

Disse skrifter tjener også som en oversigt over aktiviteten af ​​den organisation, som kontoret tilhører, til fremtidige revisioner eller anmeldelser.

3- deltage i møder

De er møder mellem medlemmerne af et arbejdsteam, hvor ideer om de nuværende projekter udveksles, nye forslag udsættes, præsentationer, rapporter eller rapporter deles.

Normalt har de til formål at tilpasse alle de til stede i retning af at nå et fælles mål, tildele roller, opgaver og deadlines for hver enkelt. De tjener også til at løse problemer, der måtte opstå i udførelsen af ​​opgaver.

De har en tendens til at have en frekvens, varighed og meget defineret dynamik. Også det, der diskuteres i dem, registreres normalt i minutter eller minutter til arkivering.

4- Planlæg møder

Det handler om at koordinere dagsordenen for alle de mennesker, der skal være i et møde på en sådan måde, at de kan falde sammen på et bestemt sted og tidspunkt.

Det er en opgave, der kan være overvældende, så det kan være en god ide at stole på teknologi. Der er programmer, som ScheduleOnce, der tillader planlægning af møder automatisk, så gæsterne kan se de tilgængelige datoer og vælge en tidsplan, der passer til dem..

5- Kontroller virksomhedens email

Det er en opgave, der kan tage lidt tid. En Adobe-rapport, der blev offentliggjort i 2016, og som blev resultatet af en selvadministreret undersøgelse af mere end tusind arbejdere, afslører, at vi bruger gennemsnitligt 20,5 timer hver uge og kontrollerer vores arbejds email.

Sorter, læs og svar på e-mails, er en meget almindelig form for kommunikation og tillader udveksling af filer og visninger relateret til ethvert projekt eller organisationsproces.

Selv om virksomheder konstant søger efter mere effektive former for e-mail-forvaltning, er der også applikationer som Gmails Smart Labels..

En anden måde at strømline denne opgave er at indarbejde standard e-mail-skabeloner eller tekster, der kan sendes med minimale modifikationer til forskellige modtagere og i forskellige muligheder..

6- Økonomistyring

I denne opgave må det sikres, at pengene opfylder sin livscyklus ved køb og salg af produkter og tjenesteydelser; at alle fakturaer sendes, registreres, betales og sendes. Selvfølgelig er der kontorer, hvor de kun er dedikeret til dette.

Denne aktivitet omfatter også at holde de finansielle konti og juridiske dokumenter opdateret på en sådan måde, at der ikke er nogen problemer med den retlige ramme, der vedrører den pågældende organisation.

7- Logistik

Denne funktion garanterer, at alle varer relateret til virksomhedens arbejde, transporteres til og fra lager og kunder. Det omfatter også at gøre forbindelsen med leverandører til at opnå råmaterialer til fremstilling af nye produkter.

Målet med denne funktion er at sikre, at virksomheden har alt, hvad der er nødvendigt for at holde produktionen af ​​det gode eller den service, den markedsfører.

8- Ring opmærksomhed

På et kontor er det også nødvendigt at besvare telefonen, da det er et middel til kommunikation med kunder, leverandører og mellem medarbejdere. 

Selv om det virker som en simpel opgave, kræver det en bestemt protokol, da det kan være den stemme, som en person udenfor firmaet forbinder med billedet af det. Derfor er det vigtigt at respektere reglerne for høflighed, opretholde en institutionel tone, moderat lydstyrken og det ordforråd, der anvendes.

Et andet vigtigt faktum, som undertiden overses ved udførelsen af ​​denne funktion, er at nedskrive så mange data som muligt af personen på den anden side af telefonen; Dette vil føje virksomhedens kontaktdatabase og give dig mulighed for at følge op korrekt på det spørgsmål, der blev diskuteret under telefonsamtalen.

9 - Organisation af arkiver

De fleste af de opgaver, der udføres på et kontor, genererer noget dokument: fakturaer, noter, minutter, minutter, salgsrapporter mv..

I digital eller på papir er det en mængde information, der kræver, at nogen er ansvarlig for at katalogisere, arkivere og beskytte det i overensstemmelse med dets betydning for virksomheden..

Netop dette sidste punkt, nemlig beskyttelse af oplysninger, er et problem, der er blevet hovedpine for mange organisationer, så flere og flere værktøjer, protokoller og procedurer opstår, der giver sikkerhed i arkivering og transmission af information. følsomme data i en organisation.

I nogle tilfælde bruges eksterne harddiske, mens i andre er der specielle servere til disse tilfælde eller opbevaringsplatforme i "skyen" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribution af virksomhedspost

En opgave, der på trods af ikke kræver en meget høj akademisk uddannelse, kræver god organisering, ansvar og uopsættelighed, er fordeling af korrespondance på kontoret.

Et skitse af noget design, det kreditkort, som banken sender, fakturaer fra en leverandør eller et brev fra en statslig enhed, er nogle af de dokumenter, som enhver medarbejder må vente på, og som mange andre processer kan afhænge af. af selskabet.

11- Kundeservice

Denne funktion er at fysisk hjælpe kunder med spørgsmål eller klager over de produkter eller tjenester, der tilbydes af virksomheden.

12- Udskrivning og kopiering af dokumenter

Det består af at udskrive dokumenter, der skal reddes fysisk eller kopiere dem, der skal opbevares i to eksemplarer eller leveres til medarbejderne i virksomheden.

referencer

1. Audra Bianca (s / f). Office organisation og planlægning tips. Hentet fra: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontoropgaver, som du kan og bør automatisere. Hentet fra: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hvor mange timer i dit liv har du været på arbejde email? Prøv vores deprimerende kalkulator. Hentet fra: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste over job, der arbejder i et kontor. Hentet fra: work.chron.com.
5. Hvad gør en kontorassistent. Hentet fra learn.org.
6. Hvad gør nøjagtigt folk i kontorjobs. Hentet fra: reddit.com.