Skriftlige kommunikationsegenskaber, typer, elementer, fordele



den skriftlig kommunikation Det er enhver form for interaktion, der gør brug af den skrevne kode. Selv om det er baseret på det samme sproglige system af oralitet, er dets egenskaber forskellige. I modsætning til andre er den skrevne form således helt konventionel. Dette skal følge mønstre defineret i henhold til reglerne fastsat af sproget.

På den anden side er skriftlig kommunikation den mest almindelige form for formell kommunikation mellem mennesker og udfører sociale funktioner af forskellig art. Blandt dens anvendelser er det meget ofte brugt til at dokumentere forskellige typer begivenheder og udføre interpersonelle interaktioner.

Derudover er en anden af ​​sine mest relevante funktioner, at den ikke kræver tilstedeværelse af afsender og modtager i samme rum og tid. Meddelelsen modtages derfor i udskudt form, og forfatterens (afsenderens) interaktion og læseren (modtageren) er meget begrænset.

På den anden side er skriftlig kommunikation i det væsentlige en kreativ aktivitet, der kræver en bevidst indsats. Denne indsats kommer fra stimuli produceret af sindet.

Heraf adskiller den sig fra den mundtlige, hvor de opsamles eksternt af de sensoriske receptorer. De skriftlige kommer derimod fra intern intellektuel aktivitet.

indeks

  • 1 kendetegn
    • 1.1 Udskudt modtagelse af meddelelsen
    • 1.2 Begrænsede cykler
    • 1.3 Lidt plads til redundans
    • 1.4 Forplanlægning
  • 2 typer
    • 2.1 Notater
    • 2.2 Rapporter
    • 2.3 Brochurer
    • 2.4 E-mails
    • 2.5 Forslag
    • 2.6 bogstaver
    • 2,7 telegrammer
    • 2,8 faxer
  • 3 elementer af skriftlig kommunikation
  • 4 fordele
    • 4.1 Permanence i tid
    • 4.2 Kontrolmekanisme
    • 4.3 Bevarelse
    • 4.4 Højere reflekterende niveau
    • 4.5 Mindre mulighed for forvrængning og fortolkning
  • 5 ulemper
    • 5.1 Omkostninger
    • 5.2 Evne til at forstå effektivt
    • 5.3 Feedback
    • 5.4 Vanskeligheder der udtrykker følelsesmæssighed  
    • 5.5 Forsinket eller usikker kvittering
    • 5.6 Manglende fleksibilitet
  • 6 referencer

funktioner

Udskudt modtagelse af meddelelsen

Et af karakteristikaene ved skriftlig kommunikation er det, der er relateret til tidsfaktoren. I en kommunikationssituation fra ansigt til ansigt modtages de kodede meddelelser af afsenderen øjeblikkeligt af modtageren.

Men i en skriftlig meddelelse er der altid en forsinkelse. Generelt er der ingen fast tidsbegrænsning for denne forsinkelse.

Begrænsede cykler

Kommunikationscyklussen består af fire grundlæggende kommunikative elementer: afsenderen, meddelelsen sammen med kommunikationskanalen, modtageren og svaret eller reaktionen. Da modtagelsen af ​​meddelelsen sker i udskudt, er den skriftlige kommunikations cyklus mere begrænset.

På grund af nye fremskridt inden for kommunikation og information tillader mange kanaler dog det sidste trin i cyklen (feedback eller respons), der skal gennemføres næsten samtidig med ansigt til ansigtskommunikation. Et eksempel på disse er instant messaging-tjenester.

Lidt plads til redundans

Den skriftlige rekord begrænser muligheden for afskedigelse. I mundtlig kommunikation understøtter gestus og paraverbal elementer - som intonation - verbalt sprog.

Dette er ikke tilfældet i skriftlig meddelelse. Derfor er efterspørgslen højere, hvilket tvinger udstederen til at bruge ord med større præcision.

Faktisk har skriftlig kommunikation en høj social værdi. Denne evaluering falder med gentagelse af ord og brugen af ​​de samme syntaktiske mønstre. Her hersker originalitet og selv formel innovation.

Tidligere planlægning

Generelt er skriftlig kommunikation ikke en improviseret handling. Når man skriver, ofte er en række betingelser eller krav opfyldt. Blandt dem, hvis effektiv kommunikation er søgt, er det nødvendigt at være klar over indholdet af meddelelsen som helhed og dets interne artikulering..

Til dette skal udstederen have en ordningsordning for ordninger. Efterhånden som teksten skrider frem, er alle elementerne i budskabet sammenkædet til relevante ideer med mening.  

typen

Hvad angår de typer skriftlig kommunikation, er der så mange som de mange og forskellige områder af menneskelig handling. På denne måde forsvinder hver gang nogle (telegrammer) og andre vises (e-mail, for eksempel). Dernæst vil kun nogle af disse blive beskrevet.

notater

Et notat er et populært middel til intern skriftlig kommunikation blandt medlemmer af en organisation. Det er en formular en forkortet form for brev med minimal form for høflighed og øjeblikkelig adgang til meddelelsens specifikke emne.

I denne form for kommunikation generelt er der forudbestemte formater. Hovedreglen til at opfylde omfatter korrekt skriftlig og personlig og hierarkisk respekt. Den måde, hvorpå man skriver, skal være direkte og uden fortrolighed af nogen art.

oplysninger

Rapporterne er en anden form for skriftlig kommunikation. De kan bruges til kommercielle, uddannelsesmæssige, juridiske eller videnskabelige formål.

Afhængigt af arten og formålet med rapporten kan der eksistere forudfastsatte formater. Generelt skal en rapport dog have en kort introduktion, hovedmål og resultater. 

I nogle tilfælde er grafer og tabeller inkluderet for at lette forståelsen af ​​resultaterne. På samme måde indeholder mange rapporter en liste med anbefalinger.

litteratur

Brochurer er publikationer, hvor virksomheder præsenterer deres produkter og tjenester. De er også udgivet for at hjælpe salgsrepræsentanter i deres besøg hos kunder.  

Virksomheder producerer brochurer i mange former og størrelser. Nogle brochurer er brevstørrelse, mens andre er foldet i halv eller i tre sektioner.

På den anden side er de karakteriseret ved at være meget farverige og med en overflod af billeder i deres vigtigste produkter eller tjenester. Teksterne er få og med meget tom plads, så hæftet kan læses nemt.

e-mails

Emails er i øjeblikket en meget almindelig form for kommunikation. De er vant til at sende dokumenter, organisere møder, bekræfte aftaler og kontakte jobkandidater. Derudover er de ansat til at håndtere personlige forhold.

På trods af deres relative informalitet skal e-mails følge visse konventionelle normer. Til dette formål tildeler dets format mellemrum til afsender, modtager, emne og et mellemrum, hvor meddelelsen skal skrives.

Selvom de anvendes til ikke-kommercielle formål, er der visse konventioner, der skal respekteres for at undgå negative reaktioner. Blandt dem kan vi nævne korrekt skrivning af navne og titler, korrekt brug af tegnsætningstegn og korrekt konformation af sætninger og afsnit.

forslag

Forslagene er dokumenter, der beskriver fremtidige projekter. Disse har normalt kun et eller to sider. De omfatter de dermed forbundne omkostninger til hver specifik opgave af projektet.

Andre omkostninger, der ikke er direkte til projektet, kan medtages som bl.a. trykning, post og porto omkostninger.

breve

Bogstaverne er en af ​​de ældste former for skriftlig kommunikation. Emnet for bogstaverne kan være personligt eller kommercielt. Før ankomsten af ​​elektroniske formularer var disse et meget populært kommunikationsmiddel. Som i e-mails blev ædru former og koncise meddelelser brugt kommercielt.

Personlige breve viste dog mindre konventioner i deres skrivning. De høflighedsbehandlinger var minimal. Udviklingen af ​​temaet var i bekvemmelighed mellem afsender og modtager af meddelelsen. Antallet af sider var begrænset af begge sider. Progressivt er disse blevet erstattet af elektroniske meddelelser.    

telegrammer

Telegrammet er en kort og forenklet version af et brev. Her holdes formidlingsformlerne til et minimum og undertiden udelades. Teksten i meddelelsen er skrevet ud fra det største antal ord og holder det nødvendige minimum for at give mening.

På samme måde var formularer af høflighed generelt standard og forkortede former (Mr. for Mr., Mrs, for Mrs. og andre lignende). Som i bogstaverne har deres brug været faldende med fremskridt af elektroniske medier.

faxer

Dette var pionerens måde at sende meddelelser skrevet elektronisk på. Selvom både dets skrivning og dets læsning var lavet på et skriftligt papir, blev overførslen foretaget elektronisk. Dens brug er faldet på grund af den stigende brug af elektroniske medier.

Elementer af skriftlig kommunikation

Generelt anses det for, at de tre hovedelementer i skriftlig kommunikation er struktur (indholdsform), stil (skrivning) og indhold (tema).

Med hensyn til strukturen hjælper læserne med at forstå emnet. Derfor anbefales det at være klart om formålene inden du begynder at skrive.

I forhold til stil er dette relateret til udstederen i første omgang. Det er dog også vigtigt at tage hensyn til de mulige modtagere af det skriftlige materiale. Nogle gange er brug af sætninger eller korte stykker påkrævet, med et simpelt ordforråd. Sommetider bør beskeden være lidt længere og uddybet.

Endelig, hvad angår emnet, kan dette være af stor variation. Alle områder af menneskelig interaktion kan være genstand for en skriftlig kommunikation. Dette omfatter fra videnskabelige emner til personligt, gennem love og procedurer.

fordel

Permanentitet i tid

Skriftlig kommunikation er et permanent informationsmiddel. Derfor er det nyttigt, når der skal arkiveres. På samme måde er det meget vigtigt i den korrekte delegation af ansvar og i fastsættelsen af ​​normer og procedurer. På den anden side tillader det den gentagne forespørgsel af meddelelser.

Kontrolmekanisme

Takket være dens mulighed for permanentitet i tid er skriftlig kommunikation ideel som et kontrolværktøj. Kontrolark eller resultater, love, aftaler, er blandt andet de dokumenter, der oftest behandles gennem denne form for kommunikation.

konservering

Den skriftlige kommunikation har et højt niveau af bevarelse. Dette gør det muligt at være sikker og varig. Teknologiske fremskridt har muliggjort andre midler til bevarelse af information. Men indtil nu er dokumentet skrevet i original det sidste bevis på dets eksistens og originalitet.

Højere reflekterende niveau

Personer, der bruger dette medium, reflekterer effektivt før de skriver. Handlingen med at skrive en besked foregår altid af en proces til at tænke og definere, hvad du vil udtrykke. Selv selve skrivningen er en refleksionsproces. Derfor er denne kommunikative tilstand ideel til overførsel af nøjagtighed og præcision.

Mindre mulighed for forvrængning og fortolkning

I meddelelser, der sendes gennem skriftlig kommunikation, er der mindre mulighed for forvrængning. I dette kommunikationssystem er oplysningerne permanent registreret og kan til enhver tid verificeres. Således er der mindre mulighed for forvrængning eller ændring af information.

På den anden side er der mindre chance for fejlfortolkning af meddelelser. I tvivlstilfælde kan beskeden genindlæses så mange gange som nødvendigt, indtil fuld forståelse er opnået.

Likeledes kan hastigheden af ​​læsning eller genindlæsning justeres til forståelsesniveauet for modtageren af ​​meddelelsen. På denne måde kan det garanteres, at hvis både afsenderen og modtageren håndterer de samme koder, vil meddelelsen ankomme i henhold til det ønskede.

ulemper

omkostninger

Skriftlig kommunikation er ikke økonomisk. Der er omkostninger forbundet med materialet (bl.a. papir og blæk) og arbejdet bruges til at skrive og levere skrifterne. Disse omkostninger kan stige afhængigt af den fysiske afstand mellem afsenderen og modtageren.

Evne til at forstå effektivt

Brugen af ​​skriftlig kommunikation fortjener store færdigheder og kompetencer i brugen af ​​sprog og ordforråd. Manglen på skrivefærdigheder og den dårlige kvalitet af teksterne har en negativ indvirkning på meddelelsen og sætter deres effektive forståelse i fare.

tilbagemeldinger

Tilbagemelding af meddelelsen i den skriftlige kommunikation er ikke umiddelbart. I denne form for kommunikation er kodning og afkodningsprocessen langsom.

Afhængigt af den anvendte kode kan forståelse tage længere tid end ønsket. Under alle omstændigheder er tilbagemeldingen til fordel for modtageren af ​​meddelelsen, ikke udstederen.

Vanskeligheder, der udtrykker følelsesmæssighed  

At være et reflekterende medium er det sværere at udtrykke følelsesmæssighed i skriftlig kommunikation. Faktisk bruger digtere og kunstnere, der bruger dette medium til at udtrykke skønhed og følelser, teknikker, der er vanskelige at bruge. Nogle gange lykkes det, men i andre opfylder de ikke målet om at overføre kunstnerens følelsesmæssighed.

Denne form for kommunikation er kendt som kold, upersonlig og kontrasterer med andre former for kommunikation, der kan omfatte verbale og gestural funktioner. Af denne grund bruges det hyppigere i fremsendelsen af ​​oplysninger, hvor nøjagtigheden af ​​fakta er vigtig.

Forsinket eller usikker kvittering

Metoden for skriftlig kommunikation forhindrer den øjeblikkelige bekræftelse af modtagelse af meddelelsen. I nogle tilfælde er det ikke muligt at afgøre, om meddelelsen nåede den påtænkte modtager.

Manglende fleksibilitet

Manglen på fleksibilitet er en anden af ​​ulemperne ved skriftlig kommunikation. Når først en original besked er udstedt, er der ingen mulighed for hurtigkorrigering.

Enhver ændring, der er nødvendig, skal sikres af modtageren af ​​meddelelsen. Ligeledes påvirker enhver korrektion, der er foretaget, endog delvis, hele meddelelsen.

referencer

  1. Inc. (s / f). Skriftlig meddelelse Modtaget fra inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Erhvervskommunikation New Delhi: Excel Bøger Indien.
  3. Cabrera, A. og Pelayo, N. (2001). Sprog og kommunikation Caracas: Den nationale.
  4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikation. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, september 26). Typer af skriftlig erhvervskommunikation. Taget fra bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017, februar 07). De tre hovedelementer til skriftlig kommunikation. Modtaget fra sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikation - Betydning, fordele og ulemper. Modtaget fra managementstudyguide.com.
  8. Forretningskommunikationen. (s / f). Fordele og ulemper ved skriftlig kommunikation. Modtaget fra thebusinesscommunication.com.
  9. Erhvervskommunikation. (s / f). Ulemper ved skriftlig kommunikation i erhvervslivet. Modtaget fra bizcommunicationcoach.com.