De 7 funktioner af en hovedadministrativ assistent

den funktioner af en administrativ assistent de er opgaver med hjælp og akkompagnement til de normale aktiviteter, som et firma udvikler. Derfor er de grundlæggende for en effektiv drift af det samme.

Disse aktiviteter er som regel variabel i forhold til virksomhedens forretningsområde, hvor de arbejder. Eksempelvis har deltagerne i specialiserede kontorer som advokatfirmaer normalt en særlig uddannelse til udførelse af visse aktiviteter.

Men der er funktioner, der er fælles for alle de områder, der normalt drejer sig om distribution og administration af informationer på kontoret. Dette omfatter forvaltning af dokumenter, arkiver og arrangement af arrangementer.

Men disse aktiviteter kan blive meget bredere. Nogle gange skal administrative assistenter også beskæftige sig med behandling af regnskabsoplysninger og garantere endog driften af ​​virksomhedens teknologiske ressourcer.

De 7 vigtigste funktioner i en administrativ assistent

1- Dokumentstyring

En af de vigtigste funktioner i en administrativ assistent er at hjælpe kontorets medlemmer med forvaltningen af ​​dokumenter og filer.

Denne opgave er normalt relateret til lagring, organisering og administration af filer.

Men ved visse lejligheder skal du muligvis også skrive, redigere og gennemgå dokumenter.

I nogle virksomheder bliver de endda bedt om at tage diktering af breve eller noter og optage protokollen fra de møder, der finder sted.

I nogle tilfælde, for eksempel når man beskæftiger sig med et advokatfirma, kræves der specialuddannelse til at opfylde disse funktioner: den administrative assistent skal forstå terminologien og de retlige procedurer.

På den anden side har administrative assistenter, der arbejder inden for medicin, brug for anden viden. De skal have den nødvendige træning til at håndtere patienter og læse medicinske rapporter.

2- Eventplanlægning

Planlægningen af ​​kontorarrangementer er også normalt administrativ assistent. Størrelsen af ​​dette ansvar kan variere alt efter virksomhedens størrelse.

En begivenhed kan simpelthen være et møde eller en forretningslunch, men det kan også være en kongres eller en større forretningsfest.

I begge tilfælde skal assistenten håndtere alle kriterier i forbindelse med arrangementet.

Dette omfatter kontakt til leverandører, reservation, valg af menuer og dekoration. Men det omfatter også at kontakte, invitere og bekræfte deltagerne, højttalere og højttalere, hvis det er nødvendigt.

3- Ansigt til ansigt opmærksomhed til brugere og besøgende

Opmærksomhed for brugere er som regel en af ​​de mest almindelige opgaver for administrative assistenter. Publikum, som opmærksomheden er fokuseret altid afhænger af størrelsen af ​​virksomheden og dens virksomhed orientering.

For små virksomheder, der direkte tjener offentligheden, er det muligt, at den administrative assistent skal modtage klienterne.

Når dette sker, er deres arbejde rettet mod at lede og hjælpe dem under deres ophold på virksomhedens faciliteter.

I større virksomheder skal den administrative assistent deltage i andre besøgende som partnere eller store leverandører.

I dette tilfælde vil deres mission være at vejlede dem i opfyldelsen af ​​deres dagsorden og møder med ledelsen eller andre områder af virksomheden.

4- Telefon og virtuel assistance

Telefon og virtuel opmærksomhed er inkluderet i kategorien af ​​brugerhjælp. I tilfælde af telefonhjælp er orientering af klienter og partnere inkluderet, samt tilrettelæggelse og administration af dagsordener.

Når det kommer til virtuel opmærksomhed afhænger opgaverne af de kanaler, som virksomheden tilbyder til kundeservice eller informationsstyring.

I nogle tilfælde handler det om at styre e-mail, reagere, videresende eller arkivere beskeder efter behov.

I andre tilfælde, når de virtuelle kommunikationskanaler er mere forskellige, kan andre opgaver inddrages, såsom opmærksomhed for offentligheden via chat-systemer eller endog besvare spørgsmål gennem virksomhedens sociale netværk..

I store virksomheder er det almindeligt, at der personale fokuserede specifikt på sig af disse kommunikationskanaler. Når virksomheder er små, er denne opgave normalt tilbage til administrative assistenter.

5- Administration af dagsordener

Forvaltningen af ​​dagsorden er normalt en af ​​de vigtigste opgaver for administrative assistenter.

Dette ansvar omfatter modtagelse af anmodninger om aftaler og møder pr. Telefon, personligt eller online, og organiser dem på dagsordenen i henhold til de definerede kriterier.

Det omfatter også planlægningsmøder indenfor og uden for virksomheden, arbejdsluncher og forretningsrejser.

I sidstnævnte tilfælde er det også assistentens ansvar at reservere fly, hoteller, restauranter eller mødelokaler efter behov..

6- Regnskab

Undertiden er administrative assistenter ansvarlige for overvågning og registrering af udgifter, der opstår i virksomheden. Disse opgaver kan være enkle, såsom registrering af visse udgifter i et regneark.

I nogle tilfælde, du skal have uddannelse assistent for udviklingen af ​​mere komplekse opgaver. For eksempel kan dine opgaver omfatte præsentation af regnskabsrapporter til ledelsen.

Normalt afhænger dette af virksomhedens størrelse. Et stort firma har normalt mere specialiserede roller; i disse administreres regnskabsoplysningerne af en person, der er ansat til dette formål.

En af de grundlæggende færdigheder for enhver administrativ assistent er dog domænet for kontorregnskabssoftware, såsom Microsoft Excel.

7- Teknologisk ledelse

Forvaltningen af ​​teknologiske ressourcer er også en del af de administrative assistents funktioner. I den forstand er det dens ansvar at sikre, at alle de nødvendige redskaber til driften af ​​virksomheden fungerer godt.

Dette omfatter fremstilling af sikkerhedskopier af oplysningerne i computerudstyret og antivirusopdateringen, blandt andre opgaver.

På den anden side omfatter det administration af udstyr som projektorer og bærbare computere.

Det indebærer også revidere og opretholde det nødvendige udstyr til den normale udvikling af aktiviteter under deres ansvarsområde.

Det betyder ikke, at den administrative assistent skal have teknisk viden. Dens arbejde består specielt i ansættelse af teknisk personale, der udfører vedligeholdelsen af ​​udstyret regelmæssigt for at undgå tilbageslag.

referencer

1. Bucky, J. (2017). Arbejdsopgaverne for Executive sekretærer og administrative assistenter. Hentet fra: thebalance.com
2. Karrierebygger (2016). Arbejder som administrativ assistent - Et fremragende valg for generalister. Hentet fra: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Hvad gør en medicinsk administrativ assistent? Hentet fra: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Administrativ assistents pligter. Hentet fra: study.com